Vertragsmanagement Software für KMU

Jedes KMU führt Dutzende oder sogar Hunderte von Verträgen: Miete, Mobilfunk, Reinigung, Büromaterial, Software-Abos, Kreditkarten, ...

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Warum Verträge im Unternehmen verwalten?

Verträge und vor allem deren Verwaltung sind ein essenzieller Bestandteil eines gut organisierten Unternehmens, da Verträge wichtige Informationen und Verpflichtungen enthalten. Sie regeln Fristen, Kosten und Verantwortlichkeiten – und eine schlechte Verwaltung dieser Dokumente kann erhebliche Nachteile mit sich bringen. Verpasste Kündigungsfristen können zu unnötigen Ausgaben durch verlängerte Verträge führen, und falsch abgelegte Verträge erschweren den Zugriff auf wichtige Informationen. Dies führt dazu, dass Mitarbeitende viel Zeit mit der Suche nach Dokumenten verbringen, was die Bearbeitung dringender Anfragen verzögert. Besonders bei sensiblen Verträgen besteht zudem das Risiko, dass unbefugter Zugriff aufgrund von schlechter Verwaltung zu rechtlichen oder finanziellen Problemen führt.

Ein strukturiertes Vertragsmanagement bietet dagegen klare Vorteile: Verträge sind sicher aufbewahrt, leicht zugänglich und durch fundierte Analysen lassen sich zukünftige Ausgaben und Einnahmen besser planen. So wird das Vertragsmanagement auch zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Management Risk Controllings (MRC), das Unternehmen hilft, effizienter und sicherer zu arbeiten.

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Welche Abteilung ist für Verträge zuständig?

Verträge bilden das Rückgrat aller geschäftlichen Aktivitäten eines Unternehmens – sie regeln Verpflichtungen, sichern Einnahmen und minimieren Risiken. Aus diesem Grund kann die Verantwortung für Verträge nicht auf eine einzelne Person oder Abteilung beschränkt werden. Stattdessen sind nahezu alle Unternehmensbereiche in irgendeiner Weise auf Verträge angewiesen, auch wenn einige Abteilungen besonders intensiv damit arbeiten.

Die Rechtsabteilung ist für die Erstellung, Prüfung und Verhandlung der Verträge verantwortlich und sorgt dafür, dass diese rechtlich einwandfrei sind. Der Vertrieb verwaltet Verträge mit Kunden, während der Einkauf sich auf Vereinbarungen mit Lieferanten und Geschäftspartnern konzentriert. In der Personalabteilung stehen Arbeitsverträge im Fokus, während die IT-Abteilung Softwarelizenzen und andere IT-relevante Vereinbarungen veranlasst. Auch die Buchhaltung nutzt Verträge für Rechnungen und Jahresabschlüsse, und die Geschäftsführung sowie das Controlling analysieren Vertragsdaten, um fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

Dieser breite Einsatz von Verträgen zeigt, wie zentral sie für das Unternehmen sind. Ein reibungsloses Vertragsmanagement-System hilft dabei, die verschiedenen Anforderungen der Abteilungen zu koordinieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar sind.

Vier ineffiziente Strategien, Verträge zu verwalten - und die Lösung

Es gibt vier Strategien, solche Verträge zu verwalten:

1. Management by Chaos

Alle laufenden Verträge auf einen Stapel legen und die Fristen auf Zettel schreiben. Von Zeit zu Zeit sucht man eine definitive Ablage für die Dokumente. Und irgendwann wird einem klar, dass diese scheinbar effiziente Methode des „minimal Management“ ein heimlicher Zeitfresser ist.

2. Ordner-Parade

Wer kennt sie nicht: Die Regale, in denen graue Ordner in Reih und Glied stehen. Alle fein säuberlich beschriftet. Dies war über Jahrzehnte das bevorzugte Management-System. Es funktioniert nur so lange, als man Zeit oder Geld hat, jeden Vertrag abzuheften und regelmäßig die Ordner durchzuarbeiten, um die Fälligkeiten zu prüfen.

3. "Mach du das"

Man sucht sich einen tüchtigen Treuhänder und sendet ihm einfach alle Verträge und Rechnungen zu. Aus den Augen, aus dem Sinn. Spätestens dann, wenn man schnell einige Informationen über die Verträge benötigt oder der Treuhänder Rückfragen stellt, zeigen sich die Nachteile dieser Methode. Zudem ist sie teuer.

4. Vertragsmanagement-Software

Das Prinzip ist simpel: Alle Verträge in einer Datenbank erfassen, sodass man alle Informationen übersichtlich auf einer Plattform findet. Dies ist natürlich der Königsweg. Allerdings müssen Sie bedenken, dass Sie die Vertragsdaten alle zuerst selbst eingeben müssen. Das kostet ganz schön viel Zeit.

Doch es geht auch anders: Eine neue Generation von Vertragsmanagement Software finden Sie im nächsten Abschnitt.

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Eine spannende Alternative: Vertragsmanagement Software für KMU

ContractHero ist neu. Genial simpel. Das Erfassen kostet wenig Zeit. Und das Suchen von Verträgen noch viel weniger. Also genau das Richtige für vielbeschäftigte Unternehmen, die Besseres zu tun haben, als ihre wertvolle Zeit mit Vertragsmanagement zu verschwenden. Mit ContractHero verwalten Sie alle Ihre Verträge zentral an einem Ort. Und zwar ohne dass Sie zuerst stundenlang Vertragsdetails in Formulare eintippen müssen. Laden Sie einfach Ihre Verträge hoch. ContractHero analysiert die Verträge und extrahiert alle wichtigen Informationen für Sie: Vertragsgegenstand, Vertragspartner, vereinbarte Kosten, Fristen, etc. Diese Informationen stellt ContractHero in einem übersichtlichen Dashboard bereit.

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Übersicht all Ihrer Verträge verwalten

Mit ContractHero gewinnen Sie den kompletten Überblick über Ihre Verträge. Sie können Ihren gesamten Vertrags-Bestand nach Stichworten durchsuchen, in Kategorien ordnen, sortieren, taggen, … Genauso können Sie sich eine Liste sämtlicher Fälligkeiten anzeigen lassen. Oder alle Verträge auflisten, die in den nächsten 2 Wochen auslaufen. Besonders spannend finden unsere User die finanziellen Auswertungsmöglichkeiten: Zum Beispiel kann man Verkaufsumsätze und vertraglichen Verpflichtungen quer über alle Verträge hinweg aufsummieren und den künftigen Cashflow grafisch darstellen lassen. Natürlich kann ContractHero nicht die Buchführung ersetzen. Aber dafür gibt es schnell und unkompliziert einen guten Überblick und auch ein gutes Gefühl, alles im Griff zu haben.

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Erinnerung an Kündigungsfristen

Mit ContractHero verpassen Sie keine Kündigungsfrist mehr. Sie können für jeden Vertrag eine Laufzeit und eine Kündigungsfrist hinterlegen und zusätzlich eine Erinnerung einstellen. So werden Sie zum gewünschten Zeitpunkt an Ihren auslaufenden Vertrag erinnert und verpassen keine Frist mehr. Sie können rechtzeitig reagieren und den Vertrag kündigen, nachverhandeln oder verlängern.

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Fazit: Verträge verwalten mit Software für KMUs

Mit ContractHero können Sie Ihre Verträge mühelos verwalten. Sie müssen die Verträge nur hochladen; ContractHero übernimmt das Erfassen der wesentlichen Vertragsinformationen für Sie. Die Vertagsmanagement-Software kann Sie auch an Kündigungsfristen erinnern, sodass Sie alle Verträge immer im Griff behalten.

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