Einführung zum Thema Dokumentenmanagementsystem

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, digitale Dokumente effizient zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Es ermöglicht eine zentrale Ablage, erleichtert den Zugriff auf wichtige Dateien und sorgt dafür, dass Dokumente schnell gefunden und sicher bearbeitet werden können. Mit der Zeit wachsen viele Unternehmen und erhalten zunehmend mehr Rechnungen, Verträge und interne Dokumente. Ohne ein klares System zur Verwaltung kann es schnell chaotisch werden: Dokumente verschwinden in überfüllten E-Mail-Postfächern oder verstreuten Ordnern. Ein DMS schafft hier Abhilfe, indem es Ordnung, Sicherheit und schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dateien ermöglicht.

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Definition und Bedeutung von DMS

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist ein digitales Informationssystem, das Unternehmen dabei unterstützt, Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu verwalten. Besonders in vertragsbasierten Branchen müssen diese Dokumente nicht nur sicher gespeichert, sondern auch schnell gefunden, bearbeitet und organisiert werden.

Ein DMS deckt dabei verschiedene Kernfunktionen ab: Es ermöglicht das Erstellen, Speichern, Verwalten, Archivieren und Löschen von Dokumenten. Zudem spielt es eine zentrale Rolle in der Sicherheit und Compliance, da viele der gespeicherten Dateien sensible Daten enthalten. Ein effektives DMS sorgt dafür, dass Informationen jederzeit effizient abgerufen werden können, reduziert manuelle Verwaltungsaufwände und automatisiert wiederkehrende Prozesse.

Ein Dokument innerhalb eines DMS ist mehr als nur eine Datei – es enthält zusätzliche Informationen (Metadaten), die es leichter auffindbar und verwaltbar machen. Dazu gehören beispielsweise das Erstellungsdatum, die Projektnummer, die aktuelle Version oder der verantwortliche Mitarbeiter. Diese strukturierten Daten helfen dabei, Dokumente systematisch zu organisieren und deren Nutzung im Unternehmen zu optimieren.

In den nächsten Abschnitten wird detaillierter erläutert, wie ein DMS funktioniert, welche Komponenten es umfasst und welche konkreten Vorteile es für Unternehmen bietet.

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Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) basiert auf einer datenbankgestützten Software, die digitale Dokumente speichert, verwaltet und strukturiert zugänglich macht. Eine Datenbank kann man sich wie einen digitalen Aktenschrank vorstellen, der dafür sorgt, dass Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung bis zur Archivierung – organisiert bleiben. Anders als bei physischen Aktenordnern sorgt das DMS dafür, dass Dokumente nicht nur abgelegt, sondern auch intelligent verwaltet werden. Durch eine Kombination aus Speicherung, Zugriffssteuerung, Automatisierung und Versionierung stellt ein DMS sicher, dass Dokumente effizient genutzt, geschützt und nachverfolgt werden können. 

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Dokumentenverwaltung und Organisation

Der Kern eines DMS liegt in der strukturierten Ablage von Dokumenten. Statt verstreuter Dateien in lokalen Ordnern oder E-Mail-Postfächern sind alle Dokumente zentral in einer geordneten Datenbank gespeichert. Diese Struktur ermöglicht es, Dokumente nach Metadaten wie Projektname, Erstellungsdatum oder Status zu organisieren und über eine leistungsfähige Suchfunktion schnell wiederzufinden.

Ein DMS kann entweder Cloud-basiert oder On-Premises betrieben werden:

• Cloud-Lösung: Die Daten werden extern auf Servern eines Anbieters gespeichert. Dies reduziert internen Wartungsaufwand und erlaubt flexiblen Zugriff von überall.
• On-Premises-Lösung: Das Unternehmen verwaltet eigene Server, auf denen die Dokumente gespeichert werden. Diese Variante bietet maximale Kontrolle, erfordert aber auch mehr IT-Ressourcen.

Eine zentrale Funktion der Dokumentenverwaltung ist die Versionierung. Sie stellt sicher, dass Änderungen nachvollziehbar bleiben und frühere Versionen eines Dokuments bei Bedarf wiederhergestellt werden können – ohne chaotische Dateinamen wie „final_v2_finaler_Entwurf.docx“.

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Zugriffsrechte verwalten

Viele Dokumente enthalten vertrauliche Informationen, die nicht für alle Mitarbeiter zugänglich sein sollten. Ein DMS ermöglicht daher eine präzise Steuerung der Zugriffsrechte, um Daten vor unbefugtem Zugriff oder Änderungen zu schützen.

Die Vergabe von Benutzerrechten erfolgt meist über rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC):

• Jeder Benutzer erhält eine Rolle, die seine Berechtigungen im System bestimmt.
• Eine Berechtigungsmatrix definiert, welche Rolle auf welche Dokumente zugreifen, sie bearbeiten oder löschen darf. Dies kann man sich wie eine Tabelle vorstellen, in der genau festgelegt ist, welche Rolle welche Rechte für bestimmte Dokumente hat.

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Zusätzlich gibt es in vielen DMS eine hierarchische Rollenstruktur:

• Übergeordnete Rollen (z. B. Administratoren oder Teamleiter) haben Zugriff auf alle Dokumente ihrer Abteilung oder des gesamten Unternehmens.
• Untergeordnete Rollen (z. B. normale Mitarbeiter) haben eingeschränkte Rechte und können nur auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen.

Dieses System stellt sicher, dass sensible Dokumente nur von den richtigen Personen eingesehen und bearbeitet werden können – ein deutlicher Sicherheitsvorteil gegenüber klassischen Papierakten oder ungesicherten Cloud-Ordnern.

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Dokumentenerfassung

Die Digitalisierung von Dokumenten beginnt mit der Erfassung und Verarbeitung von Dateien. Neben dem einfachen Upload per Drag & Drop oder E-Mail spielt die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) eine zentrale Rolle.

OCR erkennt und wandelt gedruckten oder handschriftlichen Text in maschinenlesbare Daten um. Der Prozess erfolgt in mehreren Schritten:

1. Scannen des Dokuments als Bilddatei
2. Merkmalserkennung: Identifikation von Buchstaben und Symbolen
3. Mustererkennung: Abgleich der erkannten Zeichen mit einer Datenbank
4. Zusammensetzung in Wörter und Sätze

Durch die Kombination mit künstlicher Intelligenz (KI) kann moderne OCR-Software sogar Inhalte analysieren, wichtige Daten extrahieren und automatisch Metadaten generieren. Dadurch lassen sich beispielsweise Vertragsdetails oder Rechnungsbeträge direkt aus einem gescannten Dokument auslesen und weiterverarbeiten.

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Workflow-Management

Ein DMS kann mehr als nur Dokumente speichern – es kann auch Geschäftsprozesse automatisieren. Das sogenannte Workflow-Management hilft dabei, wiederkehrende Abläufe zu steuern, Aufgaben zuzuweisen und Fristen einzuhalten.

Ein Workflow kann beispielsweise so aussehen:

1. Eine Rechnung wird hochgeladen und automatisch einer bestimmten Abteilung zugewiesen.
2. Das System erkennt das Dokument als Rechnung und leitet es an den zuständigen Sachbearbeiter weiter.
3. Falls eine Freigabe erforderlich ist, sendet das System automatisch eine Benachrichtigung an die verantwortliche Führungskraft.
4. Nach Genehmigung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben und archiviert.

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Low-Code und No-Code: Was bedeutet das?

Um Workflows anzupassen oder zu erstellen, gibt es zwei Möglichkeiten: Low-Code und No-Code.

• Low-Code kann man sich vorstellen wie ein Baukastensystem mit vorgefertigten Komponenten, die angepasst und miteinander verbunden werden können. Ein gewisses Maß an Programmierung ist dabei erforderlich, um individuelle Anpassungen vorzunehmen.
  
  Beispiel: Ein Unternehmen möchte einen Freigabeprozess für Verträge einführen und kann diesen mit bestehenden Bausteinen erstellen, muss aber eine kleine Anpassung in der Logik programmieren.
  
  
• No-Code geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht es, komplexe Prozesse ganz ohne Programmierkenntnisse per Drag & Drop zusammenzustellen.
  
  Beispiel: Ein Teamleiter erstellt eine Regel, dass alle Rechnungen über 10.000 Euro automatisch an die Geschäftsleitung zur Genehmigung weitergeleitet werden – einfach per Klick in einer Benutzeroberfläche.

Durch diese Flexibilität können Unternehmen ihre Prozesse eigenständig optimieren, ohne auf IT-Abteilungen angewiesen zu sein.

Durch den Einsatz von Workflow-Engines und automatisierten Regeln sorgt ein DMS dafür, dass Dokumente die richtigen Schritte durchlaufen, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Das reduziert Fehler, spart Zeit und verbessert die Nachverfolgbarkeit von Dokumentenprozessen.

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Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimiert die Verwaltung von Dokumenten, steigert die Effizienz und verbessert die Sicherheit. Ohne ein solches System verbringen Mitarbeiter oft unnötig Zeit mit der Suche nach Dateien oder arbeiten mit veralteten Versionen.

Ein zentraler Vorteil liegt in der schnellen Verfügbarkeit von Dokumenten. Statt verstreuter Dateien in E-Mails oder Netzwerkordnern sind alle Informationen an einem zentralen Ort gespeichert und durch intelligente Suchfunktionen in Sekunden auffindbar. Das spart Zeit und erleichtert fundierte Entscheidungen. Auch die Zusammenarbeit profitiert erheblich. Teams können ortsunabhängig an denselben Dokumenten arbeiten, ohne Versionenkonflikte. Änderungen werden automatisch gespeichert, nachvollziehbar dokumentiert und Missverständnisse vermieden. Darüber hinaus automatisiert ein DMS viele Prozesse wie das Weiterleiten, Freigeben oder Archivieren von Dokumenten. Fristen werden überwacht und Dateien direkt den zuständigen Personen zugewiesen, wodurch Verzögerungen minimiert und produktive Tätigkeiten gefördert werden. Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Sicherheit. Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen Dokumente einsehen oder bearbeiten können. Zudem unterstützt eine lückenlose Dokumentation die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben. Neben Effizienz und Sicherheit trägt ein DMS auch zur Kostensenkung bei. Die Digitalisierung ersetzt papierbasierte Ablagen, reduziert Druckkosten und ermöglicht dank KI-gestützter Texterkennung eine optimierte Nutzung von Informationen.

Letztlich verbessert ein DMS die Arbeitsabläufe erheblich, reduziert Fehler und bietet Unternehmen mehr Kontrolle über ihre Dokumente.

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Integration von DMS in bestehende Systeme

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren lassen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und den maximalen Nutzen zu bieten. Vertriebsteams nutzen oft CRM-Systeme wie Salesforce, während ERP-Systeme in Produktion und Verwaltung eine zentrale Rolle spielen. Eine durchdachte DMS-Integration stellt sicher, dass Daten effizient fließen und zentral verfügbar sind.

APIs (Application Programming Interfaces) ermöglichen flexible Verbindungen zwischen Systemen, erfordern jedoch technisches Know-how. Benutzerfreundlichere Alternativen sind speziell entwickelte Integrationen, die optimiert und weniger fehleranfällig sind. Webhooks bieten eine Einwegkommunikation, indem sie automatisch Informationen an andere Systeme senden, sobald bestimmte Ereignisse eintreten – etwa eine Benachrichtigung an das CRM nach Abschluss eines Dokuments.

Wichtige Integrationen umfassen:

• E-Mail/Outlook: Automatische Einbindung von Korrespondenz.
• CRM-Systeme: Zentralisierte Kommunikation mit direktem Dokumentenzugriff.
• ERP-Systeme: Effiziente Ablage und kontextbezogene Suche.
• MS Office: Direkte Bearbeitung und Speicherung von Dokumenten.
• SharePoint: Erleichterte Zusammenarbeit durch Freigabeoptionen.
• Drittsysteme: Integration mit Buchhaltungs- und Speziallösungen (z. B. DATEV).

Das Ziel einer DMS-Integration ist die Effizienzsteigerung durch die Reduzierung manueller Eingriffe und redundanter Aufgaben. Eine gut geplante Anbindung sorgt für reibungslose Prozesse und optimierte Informationsnutzung – ein entscheidender Vorteil für den Unternehmenserfolg.

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Grenzen eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Zwar erleichtert ein Dokumentenmanagementsystem die Speicherung, Organisation und Verwaltung von Dokumenten enorm – dennoch stößt es an manchen Stellen an seine Grenzen.

Ein klassisches DMS konzentriert sich vorrangig auf die Struktur und den Speicherort der Dokumente, weniger jedoch auf deren aktive Nutzung innerhalb komplexer Geschäftsprozesse. Aufgabenmanagement, Erinnerungen oder Fristenüberwachung müssen häufig separat erfolgen. Gerade Verträge benötigen oft mehr als reine Ablage. Sie beinhalten sensible Fristen, Klauseln und Verpflichtungen, die ein klassisches DMS nur eingeschränkt abbildet. Ein spezialisiertes Vertragsmanagementsystem bietet durch gezielte Analyse und Automatisierung entscheidenden Mehrwert. Zusätzlich sind Automatisierungsmöglichkeiten in typischen Dokumentenmanagementsystemen häufig auf einfache Freigabeschritte beschränkt, während eine spezialisierte Software für Vertragsmanagement umfassendere Workflows und tiefgehende Analysen von Vertragsdetails ermöglicht. 

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Fazit

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) optimiert die Effizienz und Sicherheit Ihrer Unternehmensprozesse durch zentrale Speicherung und schnellen Zugriff auf Dokumente. Einfache Workflows reduzieren Fehler und sparen Zeit, indem sie sich wiederholende Abläufe straffen. Obwohl Dokumentenmanagementsysteme bereits eine gute Basis bieten, setzen spezialisierte Vertragsmanagement-Lösungen wie ContractHero genau dort an, wo DMS an ihre Grenzen stoßen. 

ContractHero bietet dabei umfassende Lösungen: Mit deutscher Server-Sicherheit und ISO-Zertifizierung gewährleisten wir höchste Standards. Unsere Nutzerrollen ermöglichen klare Strukturierung und Mehrmandantenfähigkeit. Die Dokumentenerfassung wird durch OCR- und KI-Technologien unterstützt, während Aufgaben und Erinnerungen sowohl manuell als auch automatisch erstellt werden können. Darüber hinaus bieten wir zahlreiche Integrationen, APIs und Webhooks, um nahtlose Verbindungen zu anderen Systemen zu gewährleisten. Unsere Funktionen zur Vertragserstellung und zum Template-Management runden unser Angebot ab, sodass Sie von einer ganzheitlichen DMS-Lösung profitieren.