Vertragsmanagement vs. Dokumentenmanagement

In der heutigen Geschäftswelt sind die Begriffe Vertragsmanagement und Dokumentenmanagement allgegenwärtig. Doch obwohl sie häufig synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich grundlegend. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, beide Prozesse effektiv zu nutzen, um Effizienz und Transparenz in ihren Geschäftsprozessen zu gewährleisten.

Dieser Artikel beleuchtet die Unterschiede, Gemeinsamkeiten und Einsatzmöglichkeiten beider Ansätze und zeigt, wie Unternehmen von einer strategischen Kombination profitieren können.

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Was bedeuten Vertragsmanagement und Dokumentenmanagement?

Vertragsmanagement

Das Vertragsmanagement umfasst die strukturierte Organisation und Überwachung aller Prozesse, die mit Verträgen in einer Organisation verbunden sind. Dazu gehören Aufgaben wie die Verhandlung, Erstellung, Signatur und Überwachung von Verträgen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Der Schwerpunkt liegt darauf, Risiken zu minimieren, rechtliche Vorgaben sicher einzuhalten und vertragliche Verpflichtungen effektiv zu steuern.

Für Unternehmen ist ein effizientes Management von Verträgen besonders wichtig, da 70–80 % der Geschäftsprozesse durch Verträge geregelt werden. Studien belegen, dass ineffizientes Vertragsmanagement zu Verlusten von bis zu 40 % des Vertragswertes führen kann. Solche Verluste entstehen beispielsweise durch verpasste Fristen, ungeplante Vertragsverlängerungen oder nicht rechtzeitig erkannte Risiken. 

Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement bezeichnet die systematische Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen. Ziel ist es, physische und digitale Dokumente so zu strukturieren, dass sie schnell und unkompliziert zugänglich sind. Dabei geht es um die Optimierung von Arbeitsprozessen, die Erhöhung der Effizienz und die klare Zuordnung von Informationen.

Im Mittelpunkt des Dokumentenmanagements steht die Fähigkeit, alle unternehmensrelevanten Dokumente unabhängig vom Medium strukturiert und übersichtlich zu verwalten.

Beispiele:

• Organisierte Ablage von Papierdokumenten.
  
• Elektronische Speicherung in Ordnerstrukturen oder Cloud-Diensten.
  
• Standardisierte Abläufe zur Archivierung und Indizierung.
  
  

Gemeinsamkeiten

Auch wenn sich Vertrags- und Dokumentenmanagement in ihrer Zielsetzung und den spezifischen Aufgaben unterscheiden, verfolgen beide das übergeordnete Ziel, Vorgänge effizienter, transparenter und strukturierter zu gestalten. Beide Ansätze tragen dazu bei, den Zugriff auf wichtige Informationen zu optimieren, Arbeitsabläufe zu automatisieren und wertvolle Zeit sowie Ressourcen einzusparen.

In jeder Branche werden diese Prozesse zunehmend digitalisiert. Während eine digitale Ablage oft den Grundstein legt, setzen viele Unternehmen mittlerweile auf spezialisierte Tools und Softwarelösungen, die den individuellen Anforderungen gerecht werden.

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Tools im Überblick: Vertrags- und Dokumentenmanagementsysteme

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine spezialisierte Softwarelösung, die das Dokumentenmanagement digitalisiert und automatisiert. Ein DMS unterstützt Unternehmen dabei, Dokumente effizient zu speichern, zu organisieren, zu durchsuchen und langfristig zu archivieren. 

Funktionen und Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

• Zentrale Speicherung: Alle Dokumente werden an einem zentralen digitalen Ort abgelegt, was einen schnellen und unkomplizierten Zugriff für autorisierte Nutzer ermöglicht.
  
  
• Zeitersparnis: Studien zeigen, dass durch die Optimierung der Suchprozesse mit einem DMS die Suchzeiten deutlich reduziert werden können, was die Produktivität im Arbeitsalltag um 15–20 % steigern kann.
  
  
• Zusammenarbeit: Funktionen wie Freigaben und Versionierung erleichtern die Zusammenarbeit in Teams, da mehrere Personen gleichzeitig an Dokumenten arbeiten können, ohne Versionskonflikte zu riskieren.
  
  
• Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird durch integrierte Prüfpfade und Zugriffskontrollen gewährleistet, wodurch Unternehmen rechtliche Anforderungen wie die DSGVO zuverlässig erfüllen können.
  
  
• Transparenz: Ein DMS bietet eine lückenlose Dokumentation aller Änderungen und Zugriffe, was die interne Übersicht und das Prozessverständnis stärkt.
  
  
• Nachhaltigkeit: Senkt den Papierverbrauch um bis zu 10.000 Blatt pro Jahr, was die Umwelt und die Kosten schont.
  
  

Ein Dokumentenmanagementsystem ersetzt die händische Organisation und bietet darüber hinaus erweiterte Funktionen wie intelligente Suchalgorithmen, Automatisierungen und Integrationen in bestehende Systeme.

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Was ist ein Vertragsmanagementsystem (VMS)?

Ein Vertragsmanagementsystem (VMS) ist eine digitale Lösung, die zentrale Aufgaben des Vertragsmanagements übernimmt und Unternehmen so dabei unterstützt, Verträge zu organisieren und zu verwalten. Durch den Einsatz eines VMS wird das Vertragsmanagement nicht nur übersichtlicher, sondern auch wesentlich weniger fehleranfällig. Dies schafft die Grundlage für optimierte Prozesse und eine bessere Übersicht.

Funktionen und Vorteile eines Vertragsmanagementsystems

Zentrale Vertragsverwaltung & Analyse

Ein VMS ermöglicht die zentrale Speicherung und Organisation aller Verträge eines Unternehmens. Moderne Systeme bieten zudem Funktionen wie Kategorisierung und Filtermöglichkeiten, um die Vertragsverwaltung individuell an die Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Mit Funktionen wie OCR-Technologie und KI-basierter Datenanalyse können relevante Vertragsdaten effizient extrahiert und analysiert werden. Dadurch wird die Auffindbarkeit von Informationen beschleunigt, was wertvolle Zeit spart.

Automatisierung: Workflows und Vorlagen

Durch automatisierte Abläufe wie Vorlagen, digitale Unterschriften und standardisierte Workflows wird der manuelle Aufwand deutlich reduziert. Der automatische Import von Verträgen per CSV-Upload, E-Mail-Weiterleitung oder Drag-and-Drop minimiert Fehler und erhöht die Geschwindigkeit. Effizientes Vertragsmanagement kann so die Verhandlungszeit um bis zu 50 % verkürzen, operative Kosten um 10–30 % senken und die Umsatzrendite um bis zu 9 % steigern. 

Effizientes Risikomanagement

Ein VMS unterstützt die frühzeitige Erkennung und Minimierung potenzieller Risiken. Automatische Benachrichtigungen helfen, Fristen oder Vertragsverlängerungen im Blick zu behalten, was ungeplante Verlängerungen vermeidet.

Verbesserte Zusammenarbeit und Übersichtlichkeit 

Ein VMS ermöglicht es mehreren Teams, gleichzeitig auf Vertragsinformationen zuzugreifen. Kommentarfunktionen, Zugriffsrechte und Dokumentenfreigaben fördern die Zusammenarbeit. Diese Funktionen verbessern die Kommunikation und steigern die Produktivität erheblich.

Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutz

Die DSGVO-konforme Verwaltung von Verträgen wird durch Prüfpfade und Verschlüsselung gewährleistet. Jede Änderung wird ordnungsgemäß dokumentiert, und Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur autorisierte Personen auf sensible Daten zugreifen können. Zudem ermöglicht ein VMS die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. 

Anpassungsfähigkeit und Integration

Moderne VMS-Lösungen lassen sich flexibel anpassen und in bestehende Software wie CRM oder ERP integrieren. Dies ermöglicht eine weitere Automatisierung und Zentralisierung der Prozesse, was Unternehmen langfristig Mehrwert bietet.

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Anwendung in Unternehmen: Wie DMS und VMS optimal genutzt werden können

Wie aus dem vorherigen Abschnitt hervorgeht, erfüllen Dokumentenmanagementsysteme und Vertragsmanagementsysteme (VMS) unterschiedliche Anforderungen. Jedes System ist auf spezifische Prozesse spezialisiert und bietet Unternehmen wertvolle Unterstützung, wenn es passend zu den jeweiligen Bedürfnissen eingesetzt wird.

Grenzen eines DMS bei der Vertragsverwaltung

Ein Dokumentenmanagementsystem ist die optimale Lösung für die Organisation und Verwaltung von Dokumenten. Allerdings stößt es bei der Verwaltung von Vertragsdaten an seine Grenzen. Ein Vertragsmanagementsystem kann diese Schwächen ausgleichen, ersetzt jedoch ein DMS nicht, da es nicht für die allgemeine Dokumentenverwaltung konzipiert ist. 

Schwachstellen eines DMS für Vertragsmanagement

• Intransparenz: Ohne spezifische Workflows können Änderungen und Revisionen an Verträgen schwer nachvollziehbar sein, was Compliance-Probleme begünstigt.
  
  
• Fehlende Überwachung: Funktionen wie automatisierte Fristenüberwachung oder Vertragsanalysen fehlen in einem DMS.
  
  
• Erhöhte Risiken: Ineffektives Vertragsmanagement kann laut World Commerce and Contracting zu durchschnittlichen Verlusten von 9 % des Jahresumsatzes führen.
  
  
• Manueller Aufwand: DMS erfordern oft händische Eingaben für Vertragsdetails, was die Fehleranfälligkeit erhöht und Fristen verpasst.
  
  
• Ungeeignete Strukturierung: Verträge sind komplexe Dokumente, die spezifische Anforderungen an Versionierung und Klauselverwaltung haben, die ein DMS oft nicht bietet.
  
  

Vorteile einer kombinierten Lösung

Während ein DMS auf die allgemeine Dokumentenorganisation spezialisiert ist und ein VMS die Verwaltung von Verträgen optimiert, ergänzt die Kombination beider Systeme ihre jeweiligen Stärken. 

• Optimierte Prozesse: Sowohl allgemeine Dokumente als auch Verträge können zentral organisiert werden, was die Effizienz steigert.
  
  
• Zeit- und Kosteneffizienz: Redundante Arbeitsschritte werden digitalisiert und deutlich reduziert, was die Bearbeitungszeit für Aufgaben verkürzt und Ressourcen spart. Zudem berichten Unternehmen von einer 20% höheren Lead-Conversion-Rate und einer Verkürzung der Verkaufszykluszeit um 24 %.
  
  
• Langfristige Flexibilität: Kombilösungen lassen sich an die wachsenden Anforderungen eines Unternehmens anpassen und skalieren.
  
  
• Transparenz und Übersicht: Vertragsinhalte, Fristen und Risiken werden rechtssicher compliance-konform verwaltet. Studien zeigen eine Reduktion fehlerhafter Zahlungen um 75–90 % durch den Einsatz von VMS.

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Fazit: Strategischer Einsatz von DMS und VMS

Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine effiziente und kosteneffektive Lösung, um Dokumente zu organisieren, Suchzeiten zu reduzieren und Nachhaltigkeit zu fördern. Es bietet einen idealen Einstieg in die Digitalisierung von Unternehmensprozessen, insbesondere wenn kein umfangreiches Vertragsmanagement erforderlich ist.

Langfristig jedoch – und vor allem bei einer zunehmenden Anzahl und steigenden Komplexität von Verträgen – wird die Implementierung eines spezialisierten Vertragsmanagementsystems unverzichtbar. Ein DMS allein ist nicht darauf ausgelegt, spezifische Vertragsinhalte, Risiken oder Fristen gezielt zu analysieren und zu verwalten. Diese Lücken führen zu Intransparenz, erhöhtem Aufwand und einer wachsenden Fehleranfälligkeit.

Fehlerhafte Prozesse können schwerwiegende Folgen haben: Umsatzverluste, Compliance-Probleme oder finanzielle Schäden durch Vertragsverletzungen, wie das Überschreiten von Kündigungsfristen, nicht eingehaltene Lieferbedingungen oder Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien. Solche Risiken gefährden nicht nur die rechtliche Sicherheit eines Unternehmens, sondern auch dessen Reputation.

Empfehlung für Unternehmen 

• Nutzen Sie ein DMS für die allgemeine Dokumentenverwaltung und als Einstieg in die Digitalisierung.
• Planen Sie bei steigender Vertragskomplexität die Investition in ein VMS, um Risiken zu minimieren und Fristen effektiv zu überwachen.
• Langfristig lohnt es sich, eine Kombination beider Systeme zu erwägen, um Prozesse zu optimieren und flexibel auf wachsende Anforderungen reagieren zu können.
  
  

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