Viele Unternehmen widmen dem Vertragsmanagement größte Aufmerksamkeit – bis der Vertrag unterzeichnet vorliegt. Was dann mit den Vertragsdokumenten geschieht, ist oftmals tragisch: Sie verschwinden irgendwo und gehen vergessen. Dies ist nur allzu menschlich – aber unwirtschaftlich.
Die Vertragsunterzeichnung ist der letzte Schritt im Prozess des Vertragsabschlusses. Sie markiert den Moment, in dem alle Parteien ihre Zustimmung zu den vereinbarten Bedingungen durch ihre Unterschrift rechtlich verbindlich machen. Diese Handlung stellt eine Willenserklärung dar, mit der ein Angebot angenommen und der Vertrag abgeschlossen wird. Vor der Unterzeichnung erfolgen in der Regel Verhandlungen und die Erstellung des Vertragsdokuments. Es ist essenziell, sicherzustellen, dass die Personen, die den Vertrag unterzeichnen, dazu rechtlich befugt sind. Ohne diese Vollmacht ist der Vertrag möglicherweise nicht rechtsgültig, was zu erheblichen rechtlichen Problemen führen kann.
Darüber hinaus ist es wichtig, vor der Vertragsunterzeichnung zu prüfen, welche gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich der Form des Vertrags eingehalten werden müssen. Einige Verträge erfordern beispielsweise eine notarielle Beurkundung oder eine qualifizierte elektronische Signatur, um rechtsgültig zu sein. Eine sorgfältige Prüfung gewährleistet, dass der Vertrag nicht aufgrund von Formfehlern unwirksam ist.
Die Unterschrift eines Vertrags kann auf verschiedene Weisen erfolgen, wobei stets die geltenden gesetzlichen Anforderungen beachtet werden müssen:
Die Wahl der Unterschriftsmethode hängt von den gesetzlichen Anforderungen sowie den spezifischen Vereinbarungen der Vertragsparteien ab. Dabei ist stets zu beachten, dass bestimmte Formen, wie die QES, bei Verträgen mit Schriftformerfordernis zwingend notwendig sein können. Ein weiterer, oft aber vernachlässigter Punkt im Vertragsprozess ist die Abspeicherung. Erfahren Sie mehr im Folgenden.
Weshalb endet bei so vielen Unternehmen das Vertragsmanagement mit der Unterzeichnung? Warum wird das Archivieren der Verträge so stiefmütterlich behandelt? Dies hat hauptsächlich drei Gründe:
Unternehmen arbeiten in Abteilungen. In Silos. Jedes dieser Silos hat seine eigene Agenda, seine eigenen Anforderungen an das Vertragsmanagement und letztlich auch seine eigene Art – oder Unart? –, Verträge aufzubewahren. Die Natur der Verträge unterscheidet sich je nach Abteilung.
Während der Einkauf in erster Linie Lieferantenverträge abschließt, hat der Vertrieb mit Kundenverträgen, Provisionsverträgen und dergleichen zu tun. Die Produktentwicklung kauft ihr Material selbst ein und schließt Verträge mit
externen Labors. – Und jede dieser Abteilungen interessiert sich in allererster Linie für die Fragen vor der Vertragsunterzeichnung:
Wenn dann der Vertrag endlich unterzeichnet vorliegt, erlischt das Interesse der meisten Beteiligten schlagartig. Der Vertrag verschwindet in einem Leitz-Ordner oder – schlimmer – in der zweitobersten Schreibtisch-Schublade. Denn es gibt ja keine „Vertragsarchivierungs-Abteilung“, an welche der unterzeichnete Vertrag weitergeleitet werden kann. Niemand ist wirklich zuständig. Deshalb die zweitoberste Schreibtisch-Schublade (oder auch die unterste links).
Jeder Controller kann ein Liedchen davon singen: vom strukturierten Erfassen der Vertragsdaten zu Auswertungszwecken. Das ist harte Arbeit. Es gibt nicht nur viele verschiedene Informationen, die in den Verträgen stecken, sondern diese sind auch oftmals schwierig zu kategorisieren. (Beispiel: In welche Kategorien gruppiere ich die AGB von SaaS?) Hierin liegt wohl auch der Grund, weshalb es in kaum einem Unternehmen eine zentrale Vertragsarchivierungs-Abteilung gibt: Das Fachwissen, welches für das Auswerten der Verträge erforderlich ist, steckt in den „Silos“. Nur der Einkauf kennt die Vertragsparameter der Lieferantenverträge im Detail. Ideal wäre demnach eine Vertrags-Archivierung, die zwar zentral ist, jedoch direkt aus den einzelnen „Silos“ heraus bedient werden könnte. Ganz ohne Vertragsarchivierungsabteilungssekretariatsmitarbeitende ;)
Die Faustregel lautet nach wie vor: „Was wir schon immer so gemacht haben, wird auch morgen noch ganz gut funktionieren“. Unternehmen haben Gewohnheiten. Sie nennen diese „Strukturen und Prozesse“. Veränderungen dieser Gewohnheiten sind für Unternehmen genauso schwierig und mühselig wie für Menschen. Selbst wenn viele Mitarbeitende sich über ineffizientes Vertragsmanagement ärgern, besteht im Normalfall kein Interesse, die Strukturen und Prozesse grundlegend zu überdenken. Niemand will sich daran die Finger verbrennen. Allerdings können Veränderungen angestoßen werden, wenn es gelingt, den wirtschaftlichen Mehrwert der neuen Lösung sichtbar zu machen.
Hand aufs Herz: Wer hat nicht schon mal einen „alten“ Vertrag in seiner Schublade (die ganz unten links) entdeckt und mit Bedauern feststellen müssen, dass man die dort versprochenen Leistungen gar nie ausgeschöpft hatte? Wer wurde noch nie von einer Rechnung für die Vertragsverlängerung überrumpelt, weil die Kündigungsfrist verschlafen wurde? Solange Unternehmen keine dedizierten Vertragsmanager in den Abteilungen („Silos“) haben, werden derartige Versäumnisse auch in Zukunft regelmäßig vorkommen.
Denn die Mitarbeitenden haben Besseres zu tun, als jeden Monat „ihre“ laufenden Verträge zu checken. Auch Erinnerungsstützen wie Kalender, Todoist, Asana oder Trello sind nicht hilfreich, wenn man sie nicht diszipliniert mit den notwendigen Einträgen füttert. Das Einzige, was wirklich hilft, ist eine gut funktionierende, zentrale digitale Vertragsarchivierung.
Der Mehrwert einer gut funktionierenden Vertragsverwaltung liegt dabei hauptsächlich in drei Bereichen:
Manche Verträge enthalten besondere Bestimmungen, welche nur in bestimmten Fällen zur Anwendung gelangen. Am bekanntesten sind Mengenrabatte (Rabattstaffeln) und Zusatzleistungen. Um solche Vertragsbestimmungen auszuschöpfen, muss man sie kennen. Und um sie zu kennen, muss man einen leichten und schnellen Zugriff auf den Vertrag haben. Diesen Zugriff hat man nur dann, wenn der Vertrag nicht in der Schublade des Kollegen liegt und dieser gerade im Urlaub weilt.
Wie schon gesagt: Die verpasste Kündigungsfrist ist der Klassiker unter den Terminsünden. Daneben gibt es noch manche weitere Versäumnisse: Das Widerspruchsrecht, die Nachlieferung, der Preisnachlass, usw. – letztlich enthält fast jeder Vertrag die eine oder andere Frist, die das Unternehmen bares Geld kostet, wenn sie nicht beachtet wird.
„Ordnung ist das halbe Leben – die andere Hälfte besteht aus Suchen“. Wahrscheinlich haben Unternehmen schon mehr Arbeitsstunden auf das Suchen nach Dokumenten bzw. deren Inhalten vergeudet als auf das Suchen eines neuen CFO. Verträge sind genauso Werkzeuge wie Schraubendreher: Sind sie am richtigen Ort greifbar, leisten sie gute Dienste. Liegen sie irgendwo in einer Schublade, geht das Suchen los.
ContractHero ist die zentrale digitale Vertragsablage, welche dank künstlicher Intelligenz das Erfassen der Vertragsparameter unglaublich effizient macht. Alle wichtigen Informationen aus den Verträgen liest die Vertragsmanagement Software automatisch ein: Vertragspartner, Preise, Fristen, usw.
Selbstverständlich kann man die Vertragsdetails auch manuell ergänzen. Dank der strukturierten Erfassung lassen sich die Verträge in übersichtlichen Tabellen auflisten und nach unterschiedlichen Kriterien (Vertragspartner, Vertragskategorie, Preise, Fristen,...) sortieren. Auf diese Weise stellen Unternehmen sicher, dass die Verträge in einer standardisierten Form erfasst werden, egal, von welcher Abteilung sie kommen und was sie enthalten. Mit ContractHero können alle Abteilungen auf dieselben Verträge zugreifen. Dies erleichtert die Kommunikation im Unternehmen enorm.
Zum Schluss ein Wort zu den Kosten: Anders als traditionelle Dokumenten-Management-Systeme funktioniert ContractHero als Cloudlösung (SaaS). Dies bedeutet, dass die Preise an die Größe des Kundenunternehmens angepasst sind. Wer klein anfängt, bezahlt kleine Preise und erhält dennoch den vollen Funktionsumfang der Software. Das Scannen und Einlesen in ContractHero ist kinderleicht. Wer eine besonders bequeme Lösung für das Scannen sucht, wird bei CAYA fündig, einem Partnerunternehmen von ContractHero. ContractHero macht es ganz einfach, Verträge zentral digital zu verwalten. Und das ist gut so. Denn auf diese Weise verschwinden nie wieder Verträge in der Schublade – weder in der zweiten von oben noch in derjenigen ganz unten links.
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