Prozess des Vertragsmanagements: Ein Leitfaden für Unternehmen

Übersicht

• Vertragsmanagement-Grundlagen: Die zentrale Rolle im Unternehmenserfolg
• Herausforderungen beim traditionellen Vertragsmanagement
• Vorteile einer digitalen spezialisierten Vertragsmanagement Software
• ContractHero: Die unkomplizierte Software für jedes Unternehmen
• Fazit und Ausblick

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Der Prozess des Vertragsmanagements ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Verträge sind nicht nur rechtliche Dokumente, sondern regeln zentrale Aspekte von Geschäftsbeziehungen – von Verpflichtungen über Ziele bis hin zu finanziellen Vereinbarungen. Ein gut strukturierter Prozess sorgt dafür, dass Verträge nicht nur effizient erstellt, sondern auch über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg professionell verwaltet werden.

Ohne ein klares System können Verträge schnell zu einem Risiko werden: Verpasste Fristen, unzureichende Überwachung oder ineffiziente Abläufe können hohe Kosten verursachen und das Vertrauen von Geschäftspartnern beeinträchtigen. Dieser Leitfaden beleuchtet die einzelnen Phasen eines effektiven Vertragsmanagements und zeigt, wie Unternehmen ihre Prozesse optimieren können, um Risiken zu minimieren und den maximalen Nutzen aus ihren Verträgen zu ziehen.

Vertragsmanagement-Grundlagen: Die zentrale Rolle im Unternehmenserfolg

Ob es sich um Vereinbarungen mit Lieferanten, Arbeitsverträge mit Mitarbeitern oder Geschäftsvereinbarungen mit Partnern handelt, sie bilden das Fundament, auf dem Geschäftsbeziehungen aufbauen. Daraus wird klar, warum ein aktives Vertragsmanagement nicht nur wünschenswert, sondern für den Geschäftserfolg essentiell ist.

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Welche Phasen gibt es im Vertragsmanagement?

Ein effektives Vertragsmanagement umfasst mehrere klar definierte Phasen, die den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags abdecken. Diese Phasen sorgen für Struktur, Transparenz und eine reibungslose Umsetzung der vertraglichen Verpflichtungen:

• Verhandlungs- und Erstellungsphase:
  In dieser Phase werden die Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele der Vertragsparteien definiert. Ein Vertrag wird ausgearbeitet, der alle wesentlichen Meilensteine, Leistungen und Anforderungen enthält. Hierzu zählen unter anderem erste Entwürfe, Angebote oder Absichtserklärungen (LOI). Ein gutes Vertragsdesign in dieser Phase bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Abschluss.
  
  
• Prüfungs- und Abschlussphase:
  Der Vertragsentwurf wird auf Risiken, Überschneidungen mit bestehenden Vereinbarungen und rechtliche Gültigkeit geprüft. Nach finalen Anpassungen erfolgt die Unterschrift – entweder physisch oder digital, abhängig von den gesetzlichen Anforderungen und den Präferenzen der Vertragsparteien.
  
  
• Ablage- und Kontrollphase:
  Nach Unterzeichnung erhalten alle Parteien eine Kopie des Vertrags. Die Verträge werden archiviert und systematisch verwaltet, inklusive aller zugehörigen Dokumente wie Anhänge und Protokolle. Fristen und Verpflichtungen werden überwacht, um sicherzustellen, dass der Vertrag korrekt eingehalten wird.
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• Nachvertragsphase:
  Diese Phase beginnt mit der Kündigung oder dem Auslaufen eines Vertrags. Offene Leistungen oder Rechnungen werden geklärt, und es wird entschieden, ob eine Verlängerung oder Neuverhandlung sinnvoll ist. Darüber hinaus müssen Verträge oft bis zu einem bestimmten Zeitpunkt aufbewahrt werden, um rechtliche Vorgaben zu erfüllen.
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Ein strukturiertes Vertragsmanagement, das alle Phasen – von der Erstellung bis zur Nachverfolgung – abdeckt, bildet die Grundlage für Effizienz, Transparenz und Sicherheit im Unternehmen. Doch was passiert, wenn diese Prozesse vernachlässigt oder schlecht umgesetzt werden?

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Die Tragweite von schlechtem Vertragsmanagement

Mangelhaftes Vertragsmanagement kann im besten Fall zu längeren Suchzeiten für Verträge führen. Im schlimmsten Fall können Verträge verloren gehen und Vertragsfristen verpasst werden, was dramatische Auswirkungen auf ein Unternehmen haben kann, sowohl in finanzieller als auch in reputabler Hinsicht.

• Verpasste Vertragsfristen

Laut einer Studie von World Commerce & Contracting verursachen einfache Verträge Kosten von etwa 6.900 USD, während Verträge mittlerer Komplexität bei 21.300 USD liegen und komplexe Verträge sogar bis zu 49.000 USD kosten können. Ein Großteil dieser Kosten entstehen durch versäumte Vertragsfristen, denn Unternehmen, die ihre vertraglichen Verpflichtungen nicht erfüllen, riskieren Schadensersatzansprüche. Abgesehen von den finanziellen Folgen kann dies auch das Unternehmensimage schädigen, wenn Kunden und Geschäftspartner das Vertrauen verlieren. 

• Ineffiziente Unternehmensführung 

Gemäß einer Untersuchung von World Commerce & Contracting können Unternehmen infolge unzureichenden Vertragsmanagements bis zu 9% ihres jährlichen Gesamtumsatzes einbüßen. Dieser Verlust resultiert beispielsweise aus automatischen Vertragsverlängerungen, nicht genutzten Vertragsbestimmungen sowie einer unzureichenden Überwachung von Vertragskonditionen.

• Einfluss auf Partnerschaften

Ein wiederholtes Versäumnis von Vertragsfristen kann schnell dazu führen, dass Geschäftspartner die Zusammenarbeit kündigen. Dies kann nicht nur unmittelbare finanzielle Verluste bedeuten, sondern auch langfristig zu Schwierigkeiten bei neuen Geschäftsbeziehungen führen.

• Zeitaufwand bei der Vertragssuche

Laut dem Journal of Contract Management können rund 71% der Unternehmen mindestens 10% ihrer Verträge nicht auffinden. Der Grund dafür ist, dass die Suche nach einem spezifischen Vertragsdetail in einem Unternehmen, welches Hunderte oder sogar Tausende von Verträgen verwaltet, zu einer langwierigen Herausforderung werden kann. Wenn ein Unternehmen nicht über ein effizientes Vertragsmanagement-System verfügt, ist es keine Seltenheit, dass Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit damit verbringen, Verträge und spezifische Details darin zu suchen. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld und kann in dringenden Situationen zu weiteren Verzögerungen führen.

In Anbetracht dieser potenziellen Risiken und des Aufwands ist es für jedes Unternehmen unabdingbar, dem Vertragsmanagement die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken und sicherzustellen, dass es über die Ressourcen und Tools verfügt, um effizient und effektiv zu arbeiten.

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Herausforderungen beim traditionellen Vertragsmanagement

Datenschutzproblematik mit den herkömmlichen Methoden

Viele Unternehmen verwalten ihre Verträge über E-Mail-Verläufe, GDrive, andere SharePoint-Lösungen oder manchmal noch in analogen Ordnern. Obwohl die aktive Verwaltung von Verträgen zahlreiche Vorteile bietet, können herkömmliche Lösungen den spezifischen Anforderungen des Vertragsmanagements in Bezug auf Sicherheit, schnelles Auffinden von Informationen und dem Informationsvolumen oft nicht gerecht werden. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter Zugang zu sensiblen oder geheimen Informationen erhalten, wichtige Informationen verloren gehen oder übersehen werden, was nicht nur rechtliche, sondern auch finanzielle Folgen haben kann. Daher ist es von essentieller Wichtigkeit, dass Unternehmen, die ihre Verträge digital verwalten, die höchste Priorität auf die Einhaltung aller Standards für das Vertragsmanagement legen.

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Problematik von verstreuten Verträgen

In der analogen Welt der Vertragsverwaltung können physische Verträge leicht verlegt, beschädigt oder gar verloren gehen. Ein häufiges Problem ist, dass Verträge am falschen Ort abgelegt werden oder auf einem Schreibtisch liegen bleiben. Dieser scheinbar harmlose Fehler kann schwerwiegende Folgen haben, insbesondere wenn vertrauliche Informationen in die falschen Hände gelangen. Es erfordert ein effektives und abgesichertes System, um sicherzustellen, dass alle analogen Verträge sicher und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

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Vorteile eines guten Vertragsmanagement-Prozess

Ein strukturiertes Vertragsmanagement bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Verwaltung hinausgehen:

1. Übersicht und Kontrolle:
   Klare Prozesse sorgen dafür, dass Verträge schnell auffindbar sind, Laufzeiten überwacht werden und die Einhaltung von Fristen sichergestellt wird. Dies minimiert Risiken wie ungewollte Vertragsverlängerungen oder verpasste Kündigungsfristen und schafft eine verlässliche Grundlage für fundierte Geschäftsentscheidungen.
   
   
2. Effizienz und Zeitersparnis:
   Mit standardisierten Prozessen und klaren Workflows können Verträge schneller erstellt, geprüft und abgeschlossen werden. Vorlagen und Automatisierungsmöglichkeiten reduzieren den manuellen Aufwand, und Aufgaben lassen sich effizient delegieren, da alle Beteiligten (sofern befugt) die gleichen Informationen zur Verfügung haben und damit wissen, was zu tun ist.
   
   
3. Reduzierung von Compliance-Risiken:
   Ein gutes Vertragsmanagement sorgt dafür, dass Verträge korrekt und rechtskonform erstellt werden. Dies umfasst unter anderem die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien, die sichere Archivierung von Dokumenten und die Nutzung rechtssicherer Signaturen. So wird das Unternehmen vor rechtlichen und finanziellen Risiken geschützt.
   
   
4. Verbesserung der Zusammenarbeit:
   Ein zentralisiertes System fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Alle relevanten Parteien haben Zugriff auf die notwendigen Informationen und können effizienter zusammenarbeiten, was eine reibungslose Vertragsabwicklung sicherstellt.

Gutes Vertragsmanagement stärkt nicht nur die operative Effizienz, sondern auch die Reputation eines Unternehmens. Klare Prozesse signalisieren Professionalität und schaffen Vertrauen bei Geschäftspartnern und Kunden. An dieser Stelle kann eine Software gut unterstützen.

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ContractHero: Die unkomplizierte Software für jedes Unternehmen

Einfach, intuitiv, skalierbar und effizient

ContractHero zeichnet sich durch seine einfache und intuitive Benutzeroberfläche aus, die das Programm besonders übersichtlich macht. Unabhängig von ihrem technischen Hintergrund können sich Nutzer schnell orientieren. Das System ist darauf ausgerichtet, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Es eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern, ist jedoch flexibel genug, um den Anforderungen großer Organisationen gerecht zu werden. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens passt sich auch ContractHero an.
Um die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu verringern, legt ContractHero großen Wert auf effektives Vertragsmanagement. ContractHero minimiert diese Risiken, indem es Prozesse automatisiert und sicherstellt, dass alle Fristen eingehalten werden, und bietet einen optimalen Überblick über alle Verträge. Darüber hinaus bietet es durch die individuellen Felder die Möglichkeit, das System optimal an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

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Fazit zum Vertragsmanagement Prozess

Ein klar definierter und strukturierter Prozess im Vertragsmanagement ist essenziell, um Verträge effizient zu verwalten und Risiken zu minimieren. Von der Verhandlung bis zur Nachbearbeitung sorgt ein gut organisiertes Vertragsmanagement für Zeitersparnis, rechtliche Sicherheit und bessere Zusammenarbeit.

Mit einer Vertragsmanagement Software wie ContractHero können Unternehmen diese Prozesse noch effizienter gestalten. ContractHero bietet intuitive Lösungen zur Verwaltung und Überwachung von Verträgen, optimiert Workflows und sorgt dafür, dass Fristen und Konditionen stets im Blick bleiben. Dies macht ContractHero zu einem unverzichtbaren Werkzeug, um das Vertragsmanagement auf die nächste Stufe zu heben und langfristigen Unternehmenserfolg sicherzustellen.

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