Ein Softwarevertrag ist ein rechtlicher Rahmen, der die Bedingungen für die Nutzung, Bereitstellung oder Pflege von Software regelt. Er legt fest, welche Rechte und Pflichten die Vertragsparteien haben, und ist entscheidend, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden. Solche Verträge spielen eine zentrale Rolle in der digitalen Geschäftswelt.
Grundsätzlich kann man verschiedene Vertragstypen wie Software Kauf- und Mietverträge und jeweils dazugehörige Support- oder Wartungsverträge auflisten.
Eine Kündigung ist eine rechtliche Erklärung, mit der eine Vertragspartei das bestehende Vertragsverhältnis beenden möchte. Sie ist empfangsbedürftig, das heißt, sie wird erst wirksam, wenn die andere Vertragspartei davon Kenntnis genommen hat. Eine Bestätigung der Kündigung durch die andere Seite ist zwar üblich, aber nicht zwingend notwendig.
Eine Kündigung stellt eine rechtsverbindliche Erklärung dar, die ein bestehendes Vertragsverhältnis beendet. Sie kann entweder ordentlich oder außerordentlich erfolgen. Eine Kündigung wird in dem Moment wirksam, in dem sie der anderen Vertragspartei zugeht. Das bedeutet, die kündigende Partei muss sicherstellen, dass die Kündigung tatsächlich und nachweislich bei ihrem Vertragspartner eingeht. Bei Verträgen mit festen Laufzeiten bedarf es einer expliziten Regelung, damit diese durch eine Kündigung beendet werden können. Andernfalls laufen solche Verträge automatisch bis zum vereinbarten Enddatum.
Um eine Kündigung rechtssicher und nachvollziehbar zu gestalten, sollte sie bestimmte Bestandteile enthalten. Diese sorgen dafür, dass die Kündigung eindeutig ist und von beiden Parteien problemlos bearbeitet werden kann. Nachfolgend werden die wesentlichen Bestandteile erläutert:
Die hier aufgeführten Beispiele stammen teilweise aus einer Vertragsvorlage von ContractHero und dienen – soweit sie nicht direkt aus dieser Vorlage stammen – der Veranschaulichung. Die Vorlage selbst kann jedoch in ihrer Gesamtheit als rechtlich fundierte Basis für eigene Kündigungsschreiben genutzt werden.
"Kündigung des Softwarevertrags Firmenname (Vertragspartner)"
Erklärung: Eine klare Betreffzeile macht sofort ersichtlich, worum es in dem Schreiben geht. Das erleichtert die Zuordnung für den Vertragspartner und verhindert Missverständnisse. Besonders bei größeren Unternehmen oder Dienstleistern, die viele Kunden betreuen, ist eine eindeutige Betreffzeile essenziell.
2. Datum (Das aktuelle Datum sollte oben im Schreiben eingefügt werden.)
Erklärung: Das Datum ist wichtig, da es den Zeitpunkt der Kündigungserklärung dokumentiert. Dieser ist relevant für die Berechnung der Kündigungsfrist. Ohne ein Datum könnte es zu Streitigkeiten kommen, wann die Kündigung tatsächlich ausgesprochen wurde.
"Hiermit kündigen wir den bestehenden Vertrag für die Software (Firmenname: Vertragspartner) mit der Kundennummer (Kundennummer) fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt."
Erklärung: Bei einer Kündigung ist es wichtig, den betreffenden Vertrag genau zu benennen, beispielsweise durch die Angabe des Software-Namens und des Firmennamens, damit der Vertragspartner eindeutig erkennen kann, welcher Vertrag gemeint ist. Die Angabe der Kundennummer dient als zusätzliche Identifikation. Zudem sollte sichergestellt werden, dass die Kündigung fristgerecht erfolgt, also unter Einhaltung der vereinbarten Kündigungsfrist. Durch die Formulierung „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ wird verdeutlicht, dass die Kündigung frühestmöglich wirksam werden soll, auch wenn das konkrete Enddatum nicht bekannt ist.
"Bitte bestätigen Sie uns den Eingang der Kündigung sowie das genaue Enddatum des Vertrags schriftlich."
Erklärung: Auch wenn eine Bestätigung der Kündigung rechtlich nicht zwingend erforderlich ist, kann sie aus praktischen Gründen hilfreich sein. Eine schriftliche Bestätigung bietet Sicherheit, dass die Kündigung korrekt zugeordnet und bearbeitet wurde. Zudem kann das genaue Enddatum des Vertrags für die weitere Planung wichtig sein.
“Zudem bitten wir Sie, uns alle erforderlichen Informationen und Anweisungen für die Abwicklung der Vertragsauflösung zukommen zu lassen."
Erklärung: Diese Bitte ist nicht nur sinnvoll, sondern häufig rechtlich geboten. Gemäß Datenschutzgesetzen wie der DSGVO (in der EU) ist der Anbieter verpflichtet, Kundendaten nach Vertragsende vollständig zu löschen und dem Kunden auf Verlangen die entsprechenden Nachweise und Anleitungen zur Verfügung zu stellen. Dies stellt sicher, dass keine Daten unbefugt weiterverwendet werden.
Erklärung: Eine Unterschrift macht die Kündigung offiziell und dokumentiert die Willenserklärung. In vielen Fällen ist eine elektronische Signatur ebenfalls zulässig, was die Einreichung per E-Mail erleichtert. Allerdings sollte geprüft werden, ob der Vertrag eine spezifische Form (z. B. schriftlich, mit Originalunterschrift) verlangt.
Mit diesen Bestandteilen ist eine Kündigung umfassend und rechtlich sicher formuliert. Sie schafft Klarheit und minimiert das Risiko von Unstimmigkeiten zwischen den Parteien. Im Anschluss muss die Kündigung nur noch an den Empfänger gesendet werden.
Eine Kündigung eines Softwarevertrags kann in zwei Formen erfolgen: ordentlich oder außerordentlich. Beide haben unterschiedliche Voraussetzungen und Auswirkungen.
Ordentliche Kündigung
Die ordentliche Kündigung erfolgt unter Einhaltung der im Vertrag festgelegten oder gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsfristen. Sie ist in der Regel möglich, wenn der Vertrag keine besondere Laufzeit oder Einschränkungen für die Kündigung vorsieht. Häufig verlängern sich Softwareverträge automatisch, wenn keine rechtzeitige Kündigung erfolgt. Dies bindet den Kunden oft länger an den Vertrag.
Wichtig: Prüfen Sie den Vertrag genau, um sicherzustellen, dass Sie die Kündigungsfrist einhalten. Ein zu später Eingang der Kündigung kann dazu führen, dass der Vertrag automatisch verlängert wird.
Außerordentliche Kündigung
Die außerordentliche Kündigung ist möglich, wenn schwerwiegende Gründe vorliegen, die die Fortführung des Vertrags unzumutbar machen. Sie wird meist mit sofortiger Wirkung ausgesprochen und setzt keine Einhaltung von Kündigungsfristen voraus.
Mögliche Gründe für eine außerordentliche Kündigung:
Checkliste für eine außerordentliche Kündigung:
Softwareverträge können grundsätzlich per E-Mail gekündigt werden, sofern der Vertrag oder das Gesetz keine Schriftform vorschreibt und die Kündigung alle wesentlichen Angaben enthält. Seit der Änderung des § 309 Nr. 13 BGB im Oktober 2016 sind Kündigungen neben Brief auch per Fax, E-Mail oder sogar SMS möglich. Wichtig ist, dass der Versand rechtzeitig erfolgt, der Empfang nachgewiesen werden kann und ein sicherer Kommunikationskanal verwendet wird. Aus Kostengründen ist die Kündigung per E-Mail oft vorteilhaft, sollte jedoch bei Unsicherheit durch eine Eingangsbestätigung oder notfalls durch ein Einschreiben abgesichert werden.
Unter welchen Umständen Sie wie kündigen können, hängt oft auch von der Vertragsart ab. Im Folgenden haben wir typische Software-Vertragstypen und was bei der Kündigung zu beachten ist, aufgelistet.
Beispiel: Ein Unternehmen kauft eine einmalige Lizenz für eine Buchhaltungssoftware, die ohne zeitliche Begrenzung genutzt werden kann.
Software-Kaufverträge regeln den Erwerb von Software, bei dem der Käufer ein dauerhaftes Nutzungsrecht erhält und Eigentümer der Software wird. Dies gilt besonders für Standardsoftware oder Hardware mit zugehöriger Software. Der Käufer hat das Recht zur unbeschränkten Nutzung und darf die Software in der Regel weiterverkaufen. Bei Problemen, wie unvollständiger Lieferung oder Mängeln, kann der Käufer unter je nach Vertragsregelung einen Teilrücktritt (nur für unvollständige Teile) oder einen vollständigen Rücktritt erklären. Letzteres ist möglich, wenn die gelieferten Teile keinen eigenständigen Wert haben oder unbrauchbar sind.
Beispiel: Ein Unternehmen lizenziert eine Grafiksoftware, um diese für Marketingprojekte zu nutzen. Die Lizenz läuft nach einem Jahr ab, wenn sie nicht verlängert wird.
Lizenzverträge regeln, dass der Nutzer das Recht erhält, eine Software für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft zu verwenden. In vielen Fällen handelt es sich dabei um eine Art Mietvertrag, da die Software nicht gekauft, sondern nur zeitlich begrenzt genutzt wird. Häufig beinhalten Lizenz- und Kaufverträge auch Regelungen zur Instandhaltung, wie beispielsweise technische Unterstützung, Updates oder Supportleistungen, um die langfristige Nutzung der Software sicherzustellen. Hier gelten grundsätzlich die Regelungen zur ordentlichen und außerordentlichen Kündigung. Bei Vertragsende sollte der Nutzer sicherstellen, dass alle seine Daten zurückgegeben und gelöscht wurden.
Ein besonders wichtiger Vertragstyp in der heutigen Softwarelandschaft ist der Software-as-a-Service-Vertrag (SaaS). Dabei wird die Software nicht lokal auf dem Rechner des Nutzers installiert, sondern über das Internet bereitgestellt. Der Anbieter kümmert sich um Betrieb, Wartung und Updates.
Aus rechtlicher Sicht wird ein SaaS-Vertrag meist als Mietvertrag eingeordnet, da der Nutzer die Software „mietet“ und auf die Infrastruktur des Anbieters zugreift. Gleichzeitig können Elemente aus Dienst- oder Werkverträgen hinzukommen, wenn Anpassungen oder zusätzliche Dienstleistungen vereinbart werden.
Software-Dienstleistungsverträge regeln oft laufende Leistungen wie die Wartung, den Support oder die Pflege von Software. Hierbei wird kein konkretes Ergebnis geschuldet, sondern vielmehr das kontinuierliche Bemühen, die vereinbarten Leistungen zu erbringen, etwa regelmäßige Updates oder Fehlerbehebungen. Eine Kündigung ist überwiegend nur nach vertraglich geregelten Fristen möglich und es können bei einer vorzeitigen Kündigung Gebühren anfallen, da der Dienstleister für bereits erbrachte Leistungen oder geplante Aufwendungen entschädigt werden muss.
Im Gegensatz dazu schuldet ein Werkvertrag ein klar definiertes Ergebnis, wie die Fertigstellung einer individuellen Software. Hier ist die Abnahme des fertigen Werks entscheidend. Bei Leistungsverweigerung oder erheblichen Mängeln ist eine außerordentliche Kündigung möglich.
Wichtig: Besonders bei agilen Entwicklungsprojekten (Mischformen aus Werk- und Dienstvertrag) ist es entscheidend, die Art der erbrachten Leistung klar zu definieren. Kündigungen sollten entsprechend der vertraglichen Verpflichtungen und Ergebnisse geprüft werden.
Die korrekte Einordnung eines Softwarevertrags ist wichtig, um die bestehenden Rechte und Pflichten bei einer Kündigung korrekt einzuordnen.
Die Kündigung eines Softwarevertrags erfordert eine sorgfältige Prüfung der vertraglichen Regelungen, insbesondere der Kündigungsfristen und Bedingungen. Je nach Vertragstyp – Kauf-, Miet-, Lizenz- oder Dienstleistungsvertrag – gelten unterschiedliche Voraussetzungen für eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung. Es ist entscheidend, die vereinbarten Leistungen, Pflichten und möglichen Konsequenzen wie Gebühren oder Abnahmebedingungen im Blick zu behalten. Eine klare, nachvollziehbare Kündigung hilft, Unstimmigkeiten zu vermeiden und das Vertragsverhältnis sauber zu beenden.
Tools wie ContractHero helfen durch automatische Erinnerungen dabei, Verträge und Kündigungsfristen im Überblick zu behalten. So können Vertragsverlängerungen vermieden und rechtzeitige Kündigungen sichergestellt werden, was langfristig Zeit und Kosten spart.
Wenn Sie unsere Vorlage zur Kündigung eines Softwarevertrags verwenden möchten, können Sie diese hier direkt herunterladen.
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