Jahresabschlüsse sind reine Routine-Arbeiten? Nein! Zwar beherrschen alle Profis ihre Buchhaltungs-Software perfekt und kennen sämtliche gesetzliche Bestimmungen ganz genau. Trotzdem können Jahresabschlüsse niemals reine Routine sein. Warum nicht? Ganz einfach: Weil die Daten für die Buchhaltung von Menschen kommen. Vom Vertriebler. Vom Product Manager. Vom Marketingleiter. Vom Hauswart. – Menschen, die jedes Jahr neue Ideen umsetzen, mit neuen Herausforderungen konfrontiert sind und neue Lieferanten, Dienstleister und Services benutzen.
Die wahre Herausforderung für den Jahresabschluss liegt in der Vollständigkeit und Korrektheit der Buchungen. Hier ein kleiner Leitfaden, der Sie dabei unterstützen soll, den Jahresabschluss perfekt vorzubereiten.
Bevor Sie Ihren Jahresabschluss vorbereiten, ist es wichtig zu wissen, wer überhaupt zur Erstellung eines solchen Abschlusses verpflichtet ist. Die Anforderungen richten sich nach der Rechtsform des Unternehmens sowie bestimmten Umsatz- und Gewinnkriterien.
Folgende Unternehmen und Personen sind zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet:
Ausnahmen und Sonderregelungen:
Nachdem geklärt ist, wer zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet ist, stellt sich die Frage: Welche Schritte und Vorbereitungen sind notwendig, um einen korrekten und vollständigen Abschluss zu gewährleisten? Ein strukturierter Ansatz spart Zeit und minimiert Fehler.
Ein gut strukturierter Jahresabschluss beginnt mit einer vollständigen Sammlung aller relevanten Unterlagen, die das gesamte Geschäftsjahr abdecken. Diese sollten möglichst frühzeitig zusammengestellt werden, um später keine Zeit mit der Suche nach fehlenden Dokumenten zu verlieren.
Wichtige Unterlagen, die über das Jahr hinweg gesammelt werden sollten:
Tipp: Richten Sie klare Prozesse für die regelmäßige Übergabe von Belegen aus anderen Abteilungen ein. Mitarbeiter sollten angehalten werden, Belege zeitnah einzureichen, um das Risiko vergessener oder unvollständiger Dokumentation zu minimieren.
Nach der Sammlung aller Unterlagen beginnt die eigentliche Arbeit: Die Kontrolle und Verarbeitung der Daten, um sicherzustellen, dass die Buchführung korrekt und vollständig ist.
Kontenabstimmung:
Gehen Sie alle Konten durch und gleichen Sie die Buchungen mit den vorliegenden Unterlagen ab. Besonders wichtig:
Buchungen und Umbuchungen:
Nach der Kontrolle folgt die Durchführung von Umbuchungen, um vorläufige Werte in endgültige Zahlen zu überführen oder Korrekturen vorzunehmen.
Ein Beispiel: Wenn eine Leistung im Dezember erbracht, aber erst im Januar bezahlt wurde, wird sie per Umbuchung dem alten Geschäftsjahr zugeordnet.
Abschreibungen:
Ermitteln Sie die Abschreibungen für alle relevanten Vermögensgegenstände (z. B. Maschinen, Fahrzeuge, IT-Geräte). Abschreibungen sind buchhalterische Werte, die den Verlust des Vermögens über die Zeit darstellen, zum Beispiel durch Abnutzung.
Tipp: Eine zentrale Tabelle hilft dabei, den Überblick zu behalten.
Rückstellungen:
Bilden Sie Rückstellungen für Verpflichtungen, die zwar noch nicht in Rechnung gestellt wurden, aber absehbar sind – etwa für Garantiefälle oder mögliche Steuerforderungen.
Abschlussübersicht erstellen:
Zum Schluss wird eine Übersicht erstellt, die den aktuellen Stand der Bestandskonten (z. B. Vermögen, Schulden) und Erfolgskonten (z. B. Einnahmen, Ausgaben) zeigt. Diese bildet die Grundlage für die Erstellung des finalen Jahresabschlusses.
Durch eine strukturierte Sammlung der Unterlagen und eine gründliche Überprüfung sowie Korrektur der Buchungen schaffen Sie die Basis für einen rechtssicheren und übersichtlichen Jahresabschluss.
Im allerersten Schritt müssen wir uns um die „harten“ Daten über die Gelder kümmern:
Diese Informationen stammen von Kontoauszügen, Wertschriftenverzeichnissen und vom Inventar.
Bevor wir überhaupt beginnen, über AfA, Gewinne, Verluste, Abgrenzungen, etc. nachzudenken, müssen wir kontrollieren, ob unsere Buchhaltungs-Konten mit den „harten Fakten“ übereinstimmen. Dies ist die Basis für alles Weitere.
Wir alle wissen: „Ohne Beleg keine Buchung“. Häufig ist dies ein Problem der Personalführung – die Mitarbeitenden müssen dazu angehalten werden, noch ausstehende Zahlungsbelege, Spesenrechnungen und andere relevanten Dokumente fristgerecht einzureichen. Hier gilt es, klare Fristen zu setzen und von den Abteilungen eine Bestätigung einzufordern, dass alle Belege eingereicht wurden. Selbstredend sollten die Belege zeitnah geprüft werden. Es ist immer wieder ärgerlich, wenn man erst nach Wochen bemerkt, dass ein Zahlungsbeleg über 3.452 Euro nicht selbsterklärend ist und der betreffende Mitarbeitende im Urlaub weilt...
Abschreibungen sind eine Wissenschaft für sich. Es gibt nicht nur eine Reihe verschiedener Abschreibungsmethoden, sondern auch einen bunten Strauß von Regeln und Ausnahmen. Kluge Buchhalter*innen überlassen diese Disziplin daher ihren Steuerberatern. Aber Achtung: Eine kluge Abschreibungspolitik setzt genaue Daten voraus! Sorgen Sie also dafür, dass sämtliche Aktivposten detailliert dokumentiert sind:
Am besten führen Sie eine zentrale Tabelle, die mit den Originaldokumenten verknüpft wird. (Tipp: In Excel können Sie auch Links zu lokalen Dateien einfügen.)
Haben Sie gewusst, dass die eigenen Rechnungen häufiger in der Buchhaltung vergessen gehen als Lieferantenrechnungen? Kein Witz. Der Grund ist einfach: Wenn eine Lieferantenrechnung vergessen geht, flattert eine Mahnung ins Haus. Wenn das eigene Mahnwesen nicht perfekt funktioniert, bleiben Forderungen länger offen als geplant.
Am besten bewährt hat sich das folgende Vorgehen:
Damit die Einnahmen und Aufwendungen periodengerecht zugeordnet werden, müssen aktive und passive Abgrenzungen vorgenommen werden:
Nicht vergessen: Bei der Eröffnung des neuen Geschäftsjahres müssen diese Posten wieder zurückgebucht werden.
Am einfachsten zu kontrollieren sind bezahlte Rechnungen: Diese sind zuverlässig in den Bankkonten dokumentiert und müssen lediglich mit den Buchhaltungskonten abgeglichen werden.
Kniffliger ist das Erfassen der noch offenen Verbindlichkeiten (Abgrenzungs-Rechnung). Auch hier gilt: Kolleg*innen fragen. Wer hat noch offene Rechnungen auf dem Pult, welche das alte Geschäftsjahr betreffen?
Am heikelsten jedoch sind Verbindlichkeiten, die noch gar nicht in Rechnung gestellt wurden:
Im Normalfall werden solche Verträge von den operativen Abteilungen verwaltet, nicht von der Buchhaltung. Selbstredend müssen wir die Abteilungen darum bitten, fristgerecht alle eingegangenen Verbindlichkeiten zu melden. Ebenfalls sinnvoll ist es, den letzten Jahresabschluss im Detail zu prüfen: Welche wiederkehrenden Verbindlichkeiten sind dort verbucht? Existieren diese immer noch?
Für das Verbuchen solcher Verbindlichkeiten gilt die folgende Faustregel:
Rückstellungen sind fiktive Aufwendungen. Sie werden gebucht, um die Gewinn-/Verlust-Rechnung anzupassen, d. h. zu vermeiden, dass der Gewinn zu hoch ausgewiesen wird.
Häufige Themen für Rückstellungen sind:
Auch Rückstellungen sollten im Idealfall vom Steuerberater vorgenommen werden. Dieser weiß am besten, was möglich und erlaubt ist – und was nicht.
Was wir vorbereiten können, ist jedoch eine genaue Liste möglicher Rückstellungen und eine Dokumentation der bekannten Fakten:
Nach dem Jahresabschluss ist vor dem Jahresabschluss. Vor exakt einem Jahr wurden schon einmal Abgrenzungen und Transitorische verbucht, Rückstellungen gebildet und allenfalls wieder aufgelöst. Hier sollte man beim aktuellen Jahresabschluss nochmals genau den Beginn des Geschäftsjahres anschauen:
Mit der Vertragsmanagement Software ContractHero können Sie sämtliche Verträge zentral verwalten. Dadurch werden Ihnen nie wieder Verbindlichkeiten entgehen, welche von der Buchhaltung unbemerkt in einer anderen Abteilung eingegangen wurden.
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