Wie man eine elektronische Signatur erstellt

Die elektronische Signatur, die es ermöglicht, Dokumente digital zu unterzeichnen oder einer Transaktion elektronisch zuzustimmen, gewinnt zunehmend an Bedeutung. In diesem Artikel werden wir uns darauf konzentrieren, wie Sie solch eine Signatur erstellen können. Zusätzlich beleuchten wir ihre Vorteile und erörtern, wie sie sicher übertragen werden. Ihre Relevanz wird durch das rasante Marktwachstum unterstrichen: Laut Mordor Intelligence wird der Markt für digitale Signaturen im Jahr 2023 auf 7,78 Milliarden USD geschätzt und soll bis 2028 auf 29,88 Milliarden USD anwachsen, was einer jährlichen Wachstumsrate von 30,88 % entspricht.

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Übersicht:

• Was ist eine elektronische Signatur?
• Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?
• Wie funktioniert eine Validierung einer digitalen Signatur?
• Beispiele und Anwendungsbereiche einer elektronischen Signatur?
• Wie man eine elektronische Unterschrift mit ContractHero erstellt

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Was ist eine elektronische Signatur?

Die elektronische Signatur ist wie eine Unterschrift, die Sie auf Papier setzen, nur dass sie online erfolgt. Sie erlaubt es Ihnen, Dokumente im Internet zu unterschreiben oder online Ihr Einverständnis zu einer Vereinbarung zu geben. Die elektronische Unterschrift fungiert als rechtlich anerkannte Unterschrift, die digital erfasst und übermittelt wird, wodurch die Identität des Unterzeichnenden eindeutig nachweisbar ist und die Unveränderlichkeit des Dokuments seit der Signatur gewährleistet wird. Diese Technologie ist ein Schlüsselelement in der digitalen Dokumentenverwaltung und ermöglicht eine sichere und effiziente Bestätigung von Verträgen und Vereinbarungen.

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Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

Elektronische Signaturen lassen sich in drei Hauptkategorien unterteilen, die sich durch unterschiedliche Sicherheitsstufen und Merkmale unterscheiden:

Einfache elektronische Signatur (EES):
Die EES ist die grundlegende Form der elektronischen Signatur. Sie erfordert keine besonderen Authentifizierungsmaßnahmen und stellt eine grundlegende Möglichkeit dar, eine Zustimmung elektronisch zu dokumentieren.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):
Die FES bietet eine erhöhte Sicherheit, da sie dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet werden kann. Durch technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und Audit-Trails wird die Integrität des Dokuments gewährleistet, und der Unterzeichner kann authentifiziert werden.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Die QES ist die sicherste und rechtlich verbindlichste Form der elektronischen Signatur. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird. Die Identität des Unterzeichners wird durch offizielle Dokumente wie einen Ausweis verifiziert, und die QES wird bei Schriftformerfordernissen anerkannt.

Welche dieser drei Signaturformen die richtige ist, hängt jeweils von den internen und den gesetzlichen Anforderungen ab.

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Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen und elektronischen Unterschrift?

Die Begriffe "elektronische Signatur" und "digitale Signatur" werden oft synonym verwendet, unterscheiden sich jedoch in ihrer Bedeutung:

Elektronische Signatur: Dieser Begriff beschreibt die juristische Funktion und umfasst jede Form der elektronischen Bestätigung eines Dokuments. Sie symbolisiert die Absicht des Unterzeichners, eine verbindliche Vereinbarung zu treffen, und schafft eine visuelle Verbindung zwischen dem Unterzeichner und dem Dokument.

Digitale Signatur: Die digitale Signatur ist ein technischer Prozess, der die Sicherheit und Integrität eines Dokuments gewährleistet. Durch die Verschlüsselung mittels privater und öffentlicher Schlüssel sowie das Erstellen eines Zertifikats wird das Dokument vor Manipulation geschützt. Sie ist vergleichbar mit einem digitalen Prägesiegel und dient der Authentifizierung und Nachvollziehbarkeit.

Während die elektronische Signatur sich auf den rechtlichen Aspekt konzentriert, legt die digitale Signatur den Schwerpunkt auf den technischen Schutz und die Integrität des Dokuments.

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Wie funktioniert eine Validierung einer digitalen Signatur?

Die Validierung einer digitalen Signatur erfolgt in mehreren Schritten, die sicherstellen, dass die Signatur authentisch ist und das Dokument nicht manipuliert wurde:

1. Erstellung von Schlüsseln:
   Ein Algorithmus generiert einen privaten Schlüssel (geheim) und einen öffentlichen Schlüssel (frei zugänglich).
2. Erstellung eines Hashwertes (Zahlenkette):
   Aus dem Dokument wird, mittels Algorithmus, ein digitaler Fingerabdruck (Hashwert) erstellt, der den Inhalt des Dokuments repräsentiert.
3. Verschlüsselung des Hashwertes:
   Der Hashwert wird mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners verschlüsselt und bildet die digitale Signatur.
4. Überprüfung beim Empfänger:
   Der Empfänger entschlüsselt die Signatur mit dem öffentlichen Schlüssel des Absenders und erstellt unabhängig davon einen neuen Hashwert aus dem erhaltenen Dokument.
5. Abgleich der Hashwerte:
   Der neue Hashwert wird mit dem entschlüsselten Hashwert verglichen. Stimmen beide überein, ist die Signatur authentisch und das Dokument unverändert.

Dieses Verfahren garantiert, dass sowohl die Identität des Unterzeichners als auch die Integrität des Dokuments überprüft werden können.

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Die Vorteile der elektronischen Signatur

Elektronische Signaturen transformieren grundlegend, wie Unternehmen, Organisationen und Einzelpersonen Dokumente unterzeichnen, verwalten und austauschen.
Dies sind die Vorteile, die der Einsatz elektronischer Signaturen mit sich bringt:

Effizienzsteigerung:

• Beschleunigung des Unterzeichnungsprozesses: Elektronische Signaturen verkürzen den Prozess der Dokumentenunterzeichnung signifikant, indem sie die Notwendigkeit von physischen Treffen oder Postversand eliminieren. Dies führt zu einer schnelleren Abwicklung von Verträgen und Vereinbarungen.
• Sofortige Dokumentenfreigabe und -zugriff: Durch digitale Signaturen können Dokumente unmittelbar nach der Unterzeichnung freigegeben und eingesehen werden, was eine sofortige Weiterverarbeitung und Entscheidungsfindung ermöglicht.
• Reduktion von Wartezeiten: Die Eliminierung des physischen Dokumentenversands beschleunigt den gesamten Vorgang, was insbesondere bei zeitkritischen Transaktionen von großem Vorteil ist.

Erhöhte Sicherheit:

• Schutz der Integrität und Authentizität von Dokumenten: Elektronische Signaturen stellen sicher, dass die Inhalte des Dokuments seit der Unterzeichnung unverändert bleiben und die Identität des Unterzeichnenden authentifiziert ist.
• Nachverfolgung und Dokumentation der Signaturgeschichte: Jede digitale Signatur wird mit einem Zeitstempel und weiteren Informationen versehen, was eine genaue Rückverfolgbarkeit und Transparenz gewährleistet.
• Prävention unautorisierter Änderungen: Fortschrittliche Technologien in digitalen Signaturen erkennen jede Änderung am Dokument nach der Signatur, was die Sicherheit und Glaubwürdigkeit erhöht.

Umweltfreundlichkeit:

• Reduktion des Papierverbrauchs: Elektronische Unterschriften eliminieren den Bedarf an physischen Dokumenten, was zu einer deutlichen Reduzierung des Papierverbrauchs führt.
• Senkung von Energieverbrauch und CO2-Ausstoß: Weniger Papierproduktion und -transport bedeutet eine Reduzierung des Energieverbrauchs und der CO2-Emissionen, was positiv für die Umwelt ist.

Kosteneinsparungen:

• Verringerte Ausgaben für Druck, Papier und Versand: Elektronische Signaturen reduzieren die Kosten für Material und Versand, die bei herkömmlichen Papierdokumenten anfallen.
• Minimierte Notwendigkeit physischer Lagerung von Dokumenten: Die digitale Speicherung von Dokumenten verringert den Bedarf an physischem Lagerraum und damit verbundene Kosten.

Globale und Fernzugriffsmöglichkeiten:

• Unterzeichnung von Dokumenten unabhängig vom Standort: Elektronische Unterschriften ermöglichen es, Dokumente von überall auf der Welt zu signieren, was besonders für globale Geschäftsbeziehungen und mobile Arbeitskräfte nützlich ist.
• Unterstützung mobiler und flexibler Arbeitsmodelle: Die Möglichkeit, von jedem Ort aus zu unterzeichnen, unterstützt flexible Arbeitsarrangements und Homeoffice-Modelle.

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‍Beispiele und Anwendungsbereiche einer elektronischen Signatur?

Einfache elektronische Signatur (EES):

Die EES eignet sich für formfreie Vereinbarungen oder Dokumente mit geringem Haftungsrisiko. Sie wird beispielsweise genutzt, um den Empfang eines Pakets digital zu bestätigen oder um in einem Online-Formular eine Zustimmung durch das Setzen eines Häkchens zu geben.

Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES):

Die FES ist ideal für Verträge, die Nachvollziehbarkeit und Dokumentenschutz erfordern. Ein Beispiel ist der Abschluss eines Kaufvertrags im Online-Handel, bei dem die Identität der Parteien verifiziert werden muss.

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):

Die QES wird bei gesetzlich vorgeschriebenen Schriftformerfordernissen oder bei Dokumenten mit hohen Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitsansprüchen eingesetzt. Sie entspricht der handschriftlichen Unterschrift und wird zum Beispiel für befristete Arbeitsverträge oder Immobilienkaufverträge verwendet, die eine hohe rechtliche Sicherheit erfordern.

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Die verschiedenen Arten der elektronischen Signatur bieten Unternehmen und Privatpersonen flexible Möglichkeiten, Dokumente sicher und effizient zu unterzeichnen – abhängig von den spezifischen rechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen. Doch wie sieht es genau mit der rechtlichen Anerkennung und Sicherheit dieser Signaturen aus?

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Rechtliche Anerkennung und Sicherheit der digitalen Unterschrift

Elektronische Signaturen haben durch verschiedene rechtliche Rahmenbedingungen eine bedeutende Anerkennung und Regulierung erfahren, insbesondere durch die eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union. Diese Verordnung stellt einen entscheidenden Schritt in der Standardisierung und rechtlichen Absicherung elektronischer Signaturen dar und trägt maßgeblich dazu bei, ihre Verwendung in der gesamten EU zu harmonisieren.

Die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification and Trust Services for Electronic Transactions in the Internal Market) definiert klare Standards und Anforderungen für elektronische Signaturen. Sie unterscheidet zwischen einfachen elektronischen Signaturen (ees), fortgeschrittenen elektronischen Signaturen (fes) und qualifizierten elektronischen Signaturen (qes), wobei jede Stufe ein höheres Maß an Sicherheit und rechtlicher Bindungskraft bietet. Insbesondere qualifizierte elektronische Signaturen haben den höchsten Sicherheitsstandard und werden als rechtlich gleichwertig zu handschriftlichen Unterschriften angesehen.
Lesen Sie hier mehr über die verschiedenen Arten der elektronischen Unterschrift.

Durch diese Regulierung wird sichergestellt, dass digitale Signaturen über Ländergrenzen hinweg als rechtlich bindend und verlässlich anerkannt werden. Das schafft ein sicheres Umfeld für elektronische Transaktionen und stärkt das Vertrauen in digitale Prozesse. Unternehmen und Individuen profitieren gleichermaßen von dieser Sicherheit, da elektronische Unterschriften so in einer Vielzahl von rechtlichen und geschäftlichen Kontexten eingesetzt werden können.

Insgesamt bieten diese rechtlichen Regelungen eine solide Grundlage für die Nutzung digitaler Signaturen, indem sie deren rechtliche Gültigkeit sicherstellen und gleichzeitig ein hohes Maß an Sicherheit und Vertrauen gewährleisten.

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Wie man eine elektronische Unterschrift mit ContractHero erstellt

ContractHero bietet eine Vertragsmanagement-Software, die speziell für Unternehmen konzipiert wurde, um die Verwaltung von Verträgen zu optimieren. Sie bietet eine umfassende Lösung für die Digitalisierung von Vertragsprozessen, einschließlich der Möglichkeit, Verträge digital zu unterschreiben.

Um eine elektronische Signatur mit ContractHero effizient und rechtssicher zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten in einer logischen und sinnvollen Reihenfolge:

1. Unterschriften digital anfordern: Beginnen Sie, indem Sie in Ihrem ContractHero-Account festlegen, wer den Vertrag unterschreiben soll. Entscheiden Sie, ob die Unterschriften nacheinander oder gleichzeitig eingeholt werden sollen. Nutzen Sie die CC-Funktion, um andere relevante Personen über den Signaturprozess zu informieren.
2. Individualisierte Einladungen versenden: Senden Sie personalisierte Einladungen zur Vertragsunterzeichnung über das ContractHero-System. Diese können spezifische Anweisungen oder Begründungen enthalten, um den Unterzeichnungsprozess zu vereinfachen und benutzerfreundlicher zu gestalten.
3. Verschiedene Signaturarten auswählen: Wählen Sie zwischen der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) und der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), um die Bedürfnisse Ihrer Vertragspartner optimal zu erfüllen.
4. Individuelle Signaturplatzierung festlegen: Bestimmen Sie die genaue Position der Unterschrift im Dokument. Fügen Sie notwendige Details wie Datum, Name des Unterzeichners und Initialen hinzu, um die Rechtsgültigkeit und Präzision jedes Vertrags zu gewährleisten. Nachdem alles positioniert ist, senden Sie die Signaturaufforderung ab.
5. Durchführung der Unterschrift: Der designierte Unterzeichner erhält eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Mit der Maus oder über ein Touchpad kann die Person dann direkt im Dokument eine handschriftliche Signatur erstellen und absenden.
6. Status digital nachverfolgen: Überwachen Sie den Fortschritt der Unterschriften direkt in ContractHero. Automatische Updates informieren Sie über den aktuellen Stand, ohne dass Sie manuell nachhaken müssen.
7. Mehr Kontrolle über den Signaturprozess: Ermöglichen Sie Unterzeichnern, die Unterschrift abzulehnen oder den Signaturprozess zu stornieren, falls nötig. Versenden Sie Erinnerungen an ausstehende Unterschriften, um den Abschluss von Verträgen zu beschleunigen.
   
   Für eine detaillierte Videoerklärung dieses Prozesses laden wir Sie ein, das folgende Video anzusehen:

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Durch die Nutzung von ContractHero können Sie den Prozess der elektronischen Signatur vereinfachen und die Effizienz und Rechtssicherheit Ihrer Vertragsverwaltung deutlich steigern. Vereinbaren Sie jetzt eine kostenlose Demo mit einem unserer Experten und entdecken Sie die Möglichkeiten der elektronischen Signatur mit ContractHero.