Vertrags- und Datenschutzmanagement-Plattformen helfen v.a. beim Einsparen von Kosten und Zeit und vereinfachen die tagtägliche Handhabung mit datenschutz- und vertragsrechtlichen Angelegenheiten.
Ein Datenschutzmanagementsystem (DMS) ist vergleichbar mit einem Lösungsbaukasten, der Unternehmen mit den notwendigen Organisationsstrukturen, Prozessen, Instrumenten und Methoden ausstattet, um Datenschutzanforderungen effizient und rechtskonform umzusetzen. Ziel eines DMS ist es, die Voraussetzungen für den DSGVO-konformen Umgang mit personenbezogenen Daten zu schaffen. Dabei verarbeitet oder speichert das DMS selbst keine Daten, sondern stellt Rahmenbedingungen und Werkzeuge bereit, um diese sicher und gesetzeskonform zu handhaben.
Ein zentraler Bestandteil eines DMS ist die Erstellung und regelmäßige Aktualisierung von Datenschutzerklärungen, beispielsweise für Websites oder Social-Media-Profile. Zudem umfasst es die Verwaltung von Verzeichnissen der Verarbeitungstätigkeiten, in denen Unternehmen dokumentieren, welche Daten sie erheben, wie sie verarbeitet werden und wer darauf zugreifen kann.
Die Implementierung von technisch-organisatorischen Maßnahmen (TOMs) ist ein weiteres Kernelement. Diese Sicherheitsmaßnahmen, wie etwa Verschlüsselung, Zugangsbeschränkungen oder regelmäßige Backups, gewährleisten, dass Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Zusätzlich unterstützt ein DMS bei der Verwaltung von Auftragsverarbeitungsverträgen (AV-Verträgen). Diese Verträge regeln, wie personenbezogene Daten an externe Dienstleister weitergegeben werden, zum Beispiel an Cloud-Software-Anbieter. Ebenso erleichtert es die Einholung von Einwilligungen, etwa durch den Einsatz von Consent-Tools, und die Bearbeitung von Betroffenenanfragen. Letztere beziehen sich auf individuelle Rechte, wie das Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten oder deren Löschung, und erfordern eine fristgerechte und vollständige Bearbeitung.
Auch wenn es keine verbindlichen Normen für ein Datenschutzmanagementsystem gibt, gilt ein System als DMS, wenn es die notwendigen Prozesse, Instrumente und Handlungsanweisungen enthält und diese angemessen umgesetzt werden. Dadurch können Unternehmen die DSGVO und ergänzende Vorschriften, wie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), zuverlässig einhalten.
Ein Datenschutzmanagementsystem geht also über die reine Einhaltung gesetzlicher Vorgaben hinaus. Es schafft Transparenz, verbessert die Sicherheit im Umgang mit sensiblen Daten und erleichtert Unternehmen die Bewältigung der komplexen Anforderungen im Datenschutz. Daraus ergeben sich folgende Vorteile:
Eine Datenschutzsoftware ermöglicht es Unternehmen, den gesetzlichen Anforderungen der DSGVO effizient und zuverlässig nachzukommen, selbst wenn kein tiefgehendes Fachwissen im Unternehmen vorhanden ist. Sie automatisiert Routineaufgaben und optimiert Prozesse, die ohne ein solches System oft fehleranfällig und zeitaufwändig sind. Ohne eine angemessene Lösung können unsachgemäße Datenhandhabung, unvollständige Erfassungen oder Schwierigkeiten bei der Umsetzung aktueller Gesetzesänderungen schnell zu Problemen führen.
Ein integriertes System reduziert das Risiko von menschlichen Fehlern, wie etwa fehlerhafte Datenschutzerklärungen, und hilft, personenbezogene Daten korrekt zu erfassen und zu verwalten. Es stellt sicher, dass alle notwendigen Vorgaben wie die Verschlüsselung von Kontaktformularen eingehalten werden. So schützt die Software nicht nur vor Bußgeldern – wie sie gemäß Art. 83 Abs. 24 DSGVO drohen –, sondern ermöglicht auch eine reibungslose Integration des Datenschutzes in den täglichen Betrieb.
Ein großer Vorteil zeigt sich, wenn Datenschutzmanagement mit Vertragsmanagement kombiniert wird: Unternehmen benötigen nur ein zentrales System, das beide Bereiche abdeckt. Dies vereinfacht nicht nur die Compliance mit der DSGVO, sondern spart auch Zeit und Ressourcen, während es gleichzeitig den Überblick über alle relevanten Dokumente und Prozesse verbessert. Eine Datenschutzsoftware ist somit nicht nur ein praktisches Werkzeug, sondern ein unverzichtbares Element, um rechtliche Sicherheit und Effizienz in Unternehmen zu gewährleisten.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass etablierte Vertrags- und Datenschutzmanagement-Plattformen eine Vielzahl von Vorteilen bieten, wie zum Beispiel die Kosteneinsparung, die Vereinfachung der täglichen Arbeit mit datenschutz- und vertragsrechtlichen Angelegenheiten, das erhöhte Kundenvertrauen und eine starke Compliance. Darüber hinaus kann die Verwaltung von Verträgen und Datenschutz-Dokumenten zentralisiert werden, was eine verbesserte Kostenkontrolle ermöglicht sowie vor finanziellen Strafen schützt. Insbesondere bei personenbezogenen und sensiblen Daten sorgen getroffene Sicherheitsmaßnahmen für einen Schutz vor Datenverlust und Missbrauch.
Wir haben uns mit unserem Partner heyData zusammengetan, um über die größten Vorteile und Fauxpas von Datenschutz- und Vertragsmanagement zu sprechen. Hier finden Sie die Auflistung der größten Fauxpas.
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