Automatisierung ist längst ein zentrales Thema in vielen Bereichen der Wirtschaft. In der Produktion, Logistik und Verwaltung haben automatisierte Prozesse schon heute einen festen Platz und sorgen für Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen. Doch das Potenzial der Automatisierung beschränkt sich nicht nur auf physische Arbeitsabläufe. Auch im Bereich der Vertragsabwicklung – einem oft noch von manuellen und zeitaufwändigen Prozessen geprägten Bereich – bieten moderne Technologien, unter anderem Vertragsmanagement Tools, weitreichende Möglichkeiten zur Optimierung. Die Vertragsautomatisierung ist daher nicht nur ein Trend, sondern ein entscheidender Schritt in die Zukunft.
In einer Welt, in der Verträge täglich verhandelt, abgeschlossen und aktualisiert werden, müssen sie auch proaktiv verwaltet werden. Die Automatisierung von Vertragsprozessen durch eine Vertragsverwaltungssoftware bietet hierbei enorme Chancen. Sie reduziert menschliche Fehler, sorgt für eine höhere Effizienz und schafft mehr Transparenz und Übersichtlichkeit in der Vertragsverwaltung. Durch den Einsatz intelligenter Software können Routineaufgaben schneller und fehlerfrei erledigt werden – von der Vertragserstellung über die Genehmigung bis hin zur Verwaltung und Archivierung. Das bedeutet nicht nur weniger Verwaltungsaufwand, sondern auch eine spürbare Professionalisierung der Abläufe. Welche Prozesse des Vertragslebenszyklus Sie wie automatisieren können, erfahren Sie im Folgenden.
Die Automatisierung der Vertragserstellung bietet besonders bei standardisierten Verträgen großes Potenzial. Vorlagen ermöglichen es, Verträge effizient zu erstellen, indem wiederkehrende Elemente und Strukturvorgaben standardisiert werden. Bei Verträgen, die sich inhaltlich kaum ändern, können mithilfe von Platzhaltern variable Textfelder eingefügt werden, in die Informationen wie Namen, Adressen und Vertragsdaten automatisch eingefügt werden, sofern diese zuvor im System (z.B. im Adressbuch als Kontakt) hinterlegt wurden. Dies spart Zeit und reduziert Fehler, insbesondere bei einer großen Anzahl von Verträgen.
Das Konzept der "Conditional Logic" einer Software erlaubt es, Verträge flexibel an bestimmte Kriterien anzupassen. Abhängig von festgelegten Bedingungen, wie dem Vertragswert oder der Vertragsart, können bestimmte Klauseln automatisch hinzugefügt oder entfernt werden. Dies sorgt für Individualisierung, ohne den gesamten Vertrag neu aufsetzen zu müssen.
Ein automatisierter Genehmigungsworkflow einer Vertragssoftware beschleunigt die Freigabe von Verträgen, indem der Prozess ohne manuelle Eingriffe zwischen den Beteiligten weitergeleitet wird. Sobald eine Partei den Vertrag genehmigt hat, wird er automatisch an die nächste Instanz gesendet. Dies vermeidet Verzögerungen und den zeitaufwändigen Austausch per E-Mail.
Versionskontrolle ist ein weiterer wichtiger Aspekt der Automatisierung. Änderungen an einem Vertrag können automatisch dokumentiert und versioniert werden, sodass immer klar ist, welche Version die aktuelle ist. Dies reduziert das Risiko von Missverständnissen oder der Verwendung veralteter Vertragsstände.
Auch im Signaturprozess können Unternehmen von einer Automatisierung durch den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software profitieren. Eine solche Software ermöglicht es, den Unterschriftstatus zu verfolgen und automatisch Signaturanfragen direkt an die festgelegten Parteien zu senden. Dadurch entfällt der manuelle Aufwand, wie das händische Versenden von Dokumenten oder das Nachfragen nach ausstehenden Unterschriften, und der gesamte Prozess wird effizienter und transparenter gestaltet.
Im Bereich des Vertragsmanagements bietet eine Vertragsverwaltungs-Lösung die Möglichkeit, Vertragsdaten automatisch zu analysieren und relevante Informationen wie Fristen, Laufzeiten oder Vertragswerte bereitzustellen. Dies erleichtert die Verwaltung und die Erstellung von Berichten, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind.
Ein weiterer automatisierbarer Prozess ist die Fristenüberwachung. Systeme können so konfiguriert werden, dass sie rechtzeitig an bevorstehende Vertragsverlängerungen oder Kündigungsfristen erinnern. In einigen Fällen kann eine automatische Kündigung vorbereitet und verschickt werden, sobald eine Frist erreicht ist.
Die Archivierung von Verträgen unterliegt oft unterschiedlichen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. 6 oder 10 Jahre für Steuerrelevante Geschäftsunterlagen). Die Automatisierungsmöglichkeiten einer Software kann es ermöglichen, Regeln festzulegen, die sicherstellen, dass verschiedene Vertragsarten gemäß ihrer Aufbewahrungspflichten revisionssicher archiviert und nach Ablauf der Fristen gelöscht werden. Auch die automatische Analyse der Vertragsinhalte kann hier eingesetzt werden, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen eingehalten werden. Durch die Automatisierung wird das Risiko von Verstößen minimiert, da Aufbewahrungsfristen überwacht und Vertragsinhalte automatisch analysiert werden, um Revisionssicherheit und die Erfüllung aller Anforderungen zu gewährleisten.
Letzten Endes kann eine Vertragsmanagement-Software einige essenzielle Schritte automatisieren, sodass Einstellungsprozesse reibungsloser verlaufen, Verträge besser auffindbar sind, Kostenströme besser identifiziert und Risiken besser gemanagt werden können und Unternehmen ihre Ressourcen für wichtigere Aufgaben nutzen können, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen.
Bevor Unternehmen beginnen, ihre Vertragsprozesse mithilfe einer Software zu automatisieren, sollten sie sich Gedanken darüber machen, welche Abläufe dafür besonders geeignet sind. Nicht jeder Prozess muss automatisiert werden, doch insbesondere repetitive, aufwendige oder fehleranfällige Tätigkeiten bieten großes Automatisierungspotenzial.
Aufwendige und fehleranfällige Prozesse:
Viele Vertragsprozesse, wie die manuelle Berechnung von Vertragskonditionen, sind fehleranfällig und zeitintensiv. Insbesondere bei der Berechnung von Zahlungsfristen, Rabatten oder Staffelpreisen können Fehler auftreten, wenn diese an bestimmte Zeiträume oder Volumen gebunden sind. Zum Beispiel kann es bei Dienstleistungsverträgen oder Lieferverträgen leicht passieren, dass Zeiträume falsch berechnet oder Staffelpreise fehlerhaft angewendet werden. Eine Vertragsmanagement-Software kann dieses Risiko erheblich verringern, indem sie die Berechnung dieser Konditionen automatisiert, geordnet wiedergibt und sicherstellt, dass alle Vertragsbedingungen korrekt angewendet werden.
Repetitive Aufgaben:
Aufgaben, die immer wieder nach denselben Mustern ablaufen, sind prädestiniert für die Automatisierung. Ein klassisches Beispiel ist die Verwaltung von Wartungsverträgen. Hierzu zählen das Erfassen und Verwalten von Kontaktdaten sowie das Einpflegen von Fristen, wie etwa wiederkehrende Wartungstermine oder Kündigungsfristen. Vertragsmanagement-Tools übernehmen diese Aufgaben automatisch: Sie speichern alle relevanten Informationen, erstellen basierend auf den hinterlegten Regelungen automatisch Erinnerungen und gewährleisten, dass Fristen rechtzeitig eingehalten werden, ohne dass manuell eine neue Erinnerung gesetzt werden muss. Auch Sonderkonditionen werden einmalig in der Software hinterlegt, sodass diese nicht bei jedem Vertrag erneut berücksichtigt werden müssen. Dies stellt sicher, dass Prozesse effizient und zuverlässig ablaufen.
Prozesse mit vielen Versionierungen und hoher Zusammenarbeit:
Vertragsverhandlungen und -überarbeitungen erfordern oft mehrere Versionen eines Dokuments und die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen oder Parteien. Bei Kaufverträgen zum Beispiel wird der Entwurf häufig mehrmals zwischen dem Verkäufer, dem Käufer und den Rechtsabteilungen hin- und hergeschickt. Auch im Fall einer Neuverhandlung ist es wichtig zu wissen, welche die neueste Version ist, um sicherzustellen, dass alle Parteien das endgültig verhandelte Dokument als verbindliche Grundlage verwenden. Durch die Automatisierung von passender Vertragsverwaltungssoftware werden diese Prozesse durch zentrale Versionierung und automatische Benachrichtigungen vereinfacht, sodass keine Änderung übersehen wird.
Zusammenfassend wird deutlich, dass sich einige Bereiche des Vertragsprozesses mithilfe einer Vertragsmanagement-Software automatisieren lassen. Wie dies konkret aussehen kann erfahren Sie im Folgenden.
Die Möglichkeiten der Vertragsautomatisierung sind vielfältig und bieten enorme Potenziale, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Dennoch bleibt das menschliche Eingreifen bei wichtigen Entscheidungen und der finalen Überprüfung weiterhin unverzichtbar.
Heutzutage setzen viele Unternehmen verschiedene Systeme ein, um ihre täglichen operativen Aufgaben und Prozesse zu optimieren. Trotz dieser Optimierungen müssen oft Informationen manuell übertragen und aktualisiert werden. Genau hier kommt die API ins Spiel: Sie ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen der Vertragsmanagement-Software und anderen Softwarelösungen, was die Automatisierungsmöglichkeiten erheblich erweitert und manuelle Arbeitsschritte deutlich reduziert.
APIs (Application Programming Interfaces) spielen eine zentrale Rolle bei der Automatisierung von Vertragsprozessen, besonders wenn neben der Vertragsmanagement-Software verschiedene weitere Softwarelösungen im Einsatz sind. Sie ermöglichen den automatisierten Austausch von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen, ohne dass dies manuell geschehen muss. Gerade in Bereichen wie Vertragsmanagement, Vertragserstellung oder auch der Integration mit Buchhaltungs- und CRM-Systemen helfen APIs dabei, Prozesse nahtlos zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
Eine API ist im Grunde ein Mittelmann, der es einer Software ermöglicht, mit einer anderen zu kommunizieren. Wenn eine Software – der Client – eine Information benötigt, sendet sie eine Anfrage an eine andere Software – den Server. Der Server verarbeitet diese Anfrage und liefert die angeforderten Daten zurück.
Ein einfaches Beispiel: Wenn Sie eine Wetter-App auf Ihrem Smartphone öffnen, fragt diese App über eine API bei einer Wetterdatenbank an, wie das aktuelle Wetter an Ihrem Standort ist. Die App ist der Client und sendet eine Anfrage über eine API an eine Wetterdatenbank – den Server. Die Wetterdatenbank sendet die angeforderten Informationen an die App zurück, die diese dann in verständlicher Form anzeigt.
APIs spielen eine entscheidende Rolle, wenn unterschiedliche Systeme wie Vertragsmanagement-, Cashflow-Management- oder Buchhaltungssoftware miteinander verbunden werden sollen. Nehmen wir das Beispiel eines CFOs in einem mittelständischen Unternehmen, das sowohl ein Cashflow-Management-Tool als auch eine Vertragsmanagement-Software nutzt. Wird ein neuer Lieferantenvertrag in der Vertragsmanagement-Software abgeschlossen, möchte das Unternehmen, dass die Zahlungsfristen und Zahlungsbeträge automatisch ins Cashflow-Management-Tool übertragen werden, um den zukünftigen Cashflow präzise zu planen.
In diesem Fall stellt das Cashflow-Management-Tool eine Anfrage an die Vertragsmanagement-Software, um Daten wie Zahlungsfristen, Beträge und Zahlungszyklen abzurufen. Diese Informationen werden automatisch in das Cashflow-Management-Tool integriert, damit der Liquiditätsplan des Unternehmens stets aktuell ist. Änderungen, wie die Anpassung von Fristen oder Zahlungsbeträgen, werden ebenfalls synchronisiert, sodass beide Systeme immer auf dem neuesten Stand sind und der CFO einen klaren Überblick über zukünftige Zahlungsströme hat.
Dieser automatisierte Datenfluss reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern sorgt auch dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen oder fehlerhaft übertragen werden.
Die Automatisierung von Vertragsprozessen durch eine Vertragsmanagement-Software bietet Unternehmen einen entscheidenden Vorteil in puncto Effizienz, Fehlerreduktion und Transparenz. Durch automatisierte Vorlagen, digitale Signaturen, Fristenüberwachung und nahtlose Workflows lassen sich wiederkehrende Aufgaben deutlich vereinfachen. Dies führt zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeiter und einer Professionalisierung der Abläufe, ohne auf notwendige menschliche Entscheidungen zu verzichten. Unternehmen, die Automatisierung in ihre Vertragsprozesse integrieren, können Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Qualität und Sicherheit ihrer Verträge verbessern.
ContractHero ermöglicht es Unternehmen, Verträge direkt zu erstellen und Vorlagen zu nutzen, bei denen bereits existierende Kontaktdaten automatisch ausgefüllt werden, um Fehler zu minimieren. Verträge können digital unterschrieben und anschließend effizient verwaltet werden. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) und OCR-Technologie werden Verträge analysiert, Berichte erstellt und Fristenerinnerungen automatisch versendet. Dank der sicheren API-Integration kann ContractHero problemlos mit anderen Softwarelösungen verknüpft werden, sodass Daten automatisch ausgetauscht und Prozesse weiter automatisiert werden. ContractHero bietet damit eine umfassende Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Vertragsverwaltung in die Zukunft zu führen.
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