Zentrale Verträge, weniger Aufwand, mehr Effizienz. Erfahren Sie, wie hhpberlin mit ContractHero seine Finanzprozesse entlastet, strategische Entscheidungen erleichtert und im ersten Jahr 100.000 € eingespart hat. Durch eine zentrale digitale Ablage, intelligente Fristenverwaltung und automatisierte Vertragsanalysen wird die Vertragsverwaltung effizienter und transparenter.
Seit über 20 Jahren ist hhpberlin ein führendes Ingenieurbüro im vorbeugenden Brandschutz und setzt auf Sicherheit, Nachhaltigkeit und innovative Ingenieurmethoden. Mit mehr als 200 Experten an sieben Standorten entwickelt das Unternehmen maßgeschneiderte Lösungen für komplexe Bauprojekte.
Angesichts einer Vielzahl an Verträgen und steigender Anforderungen an das Vertragsmanagement suchte hhpberlin nach einer effizienten, transparenten Lösung – und fand sie vor vier Jahren in ContractHero.
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Die Verträge von hhpberlin sind über verschiedene Standorte verteilt, häufig in Papierform oder in digitalen Ordnern gespeichert, die keiner klaren Struktur folgen. Stefan Truthän, Geschäftsführender Gesellschafter hhpberlin, fasst die Problematik treffend zusammen: „Wir konnten die Anzahl der Verträge kaum bemessen. Es müssen zwischen 500 und 800 analoge Dokumente gewesen sein, die wir weder im Blick hatten noch optimieren konnten.“ Diese dezentrale Ablage erschwert den schnellen Zugriff auf wichtige Vertragsinformationen. Ohne eine einheitliche digitale Lösung fehlt der Gesamtüberblick über Verträge, Verantwortlichkeiten und Fristen, was Risiken birgt und die strategische Steuerung erschwert. Die Digitalisierung sämtlicher Dokumente war daher der erste und wichtigste Schritt zur Optimierung.
Die Finanzbuchhaltung dient bei hhpberlin als zentraler Punkt für die Vertragsverwaltung – ein echter Flaschenhals. Da sämtliche Informationen hier zusammenlaufen, entstehen Verzögerungen bei der Bearbeitung und Freigabe von Verträgen. Mitarbeitende aus anderen Abteilungen sind darauf angewiesen, dass die Finanzbuchhaltung ihnen Vertragsdetails bereitstellt, was den Arbeitsfluss behindert und zu langen Wartezeiten führt. Gleichzeitig steigt der administrative Aufwand für das Finanzteam erheblich, da Vertragsanfragen und Fristen manuell koordiniert werden müssen. Dadurch besteht das Risiko, dass Fristen übersehen oder nicht rechtzeitig bearbeitet werden, was langfristig zu finanziellen und rechtlichen Nachteilen führen kann.
Für hhpberlin sind Verträge weit mehr als nur rechtliche Dokumente – sie sind ein wesentliches Instrument zur wirtschaftlichen Steuerung. Doch ohne ein zentralisiertes System fehlt die Möglichkeit, Vertragsdaten effizient zu analysieren und strategisch zu nutzen. Wichtige Informationen wie Laufzeiten, Kostenstrukturen oder redundante Verträge sind nur schwer vergleichbar, was die Optimierung des Vertragsbestands erschwert. Ohne eine intelligente Lösung bleibt es aufwändig, Synergieeffekte zwischen Verträgen zu erkennen oder Einsparpotenziale gezielt zu heben. Dadurch wird nicht nur die Finanzplanung erschwert, sondern auch die Möglichkeit, Verträge aktiv als Steuerungsinstrument für Investitionen und Unternehmensstrategien einzusetzen.
Mit der Import- und Exportfunktion von ContractHero können sämtliche Vertragsdokumente digitalisiert und in einer zentralen, digitalen Ablage organisiert werden. Dadurch erhalten alle relevanten Mitarbeiter einen strukturierten Zugriff auf Verträge, unabhängig vom Standort. Diese digitale Struktur ermöglicht einen 360°-Blick auf den gesamten Vertragsbestand.
„Wir suchten nach einem Partner, den wir mit ContractHero gefunden haben, der uns dabei hilft, nicht nur unsere Verträge aus der analogen, papierbezogenen Welt in die digitale Welt zu übertragen, sondern uns auch einen 360° Blick auf den gesamten Vertragsbestand zu geben.“
Dank KI-gestützter Vertragsanalyse und Dokumentenerfassung kann hhpberlin automatisch Vertragslaufzeiten, Kündigungsfristen und wichtige Klauseln identifizieren. Durch die Einführung von Erinnerungsfunktionen und Verantwortlichkeitszuweisungen, werden alle relevanten Teammitglieder rechtzeitig über wichtige Aufgaben und Fristen verbunden mit Vertragsdokumenten informiert. Die Finanzbuchhaltung wird dadurch erheblich entlastet und kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Die Vertragsanalyse-Funktion ermöglicht, hhpberlin Verträge nicht nur zu verwalten, sondern auch gezielt und automatisiert Daten aus Verträgen zu extrahieren. So werden Redundanzen identifiziert, Synergieeffekte genutzt und Investitionsentscheidungen optimiert. Durch ContractHero transformierte sich die digitale Vertragsverwaltung von einem administrativen Prozess zu einem strategischen Steuerungswerkzeug.
„Mittlerweile nutzen wir das Tool als strategisches Unterstützungswerkzeug für unsere Investitionen und um frühzeitig zu erkennen, in welchen Bereichen wir Redundanzen haben und wo wir Synergieeffekte heben können.“
Dank der zentralen, digitalen Vertragsverwaltung mit ContractHero hat hhpberlin jederzeit Zugriff auf alle Verträge und behält volle Kontrolle über Laufzeiten, Fristen und Inhalte. Die Finanzbuchhaltung reduziert ihren administrativen Aufwand um 15 %, da viele manuelle Prozesse durch automatisierte Erinnerungen und Fristenüberwachungen entfallen. So gehören ungewollte Vertragsverlängerungen und verpasste Kündigungsfristen der Vergangenheit an. Vertragsinformationen sind sofort verfügbar, was schnelle und fundierte strategische Entscheidungen erleichtert.
„ContractHero stellt unser Vertragswesen auf eine ganz neue Stufe. Verträge werden von seelenlosen Dokumenten zu lebendigen Potenzialen. Das gibt Liquidität frei, damit hhpberlin noch agiler arbeiten und sich noch schneller weiterentwickeln kann.“
Diese Effizienz zahlt sich aus: Bereits in den ersten drei Monaten spart hhpberlin bis zu 50.000 Euro, im ersten Jahr insgesamt 100.000 Euro. Doch ContractHero verbessert nicht nur die Verwaltung, sondern macht Verträge zum strategischen Werkzeug. Die Finanzabteilung erkennt Redundanzen frühzeitig, nutzt Synergien und optimiert Investitionen gezielt – ein entscheidender Vorteil für ein wachsendes Unternehmen mit komplexen Vertragsstrukturen.
Durch den Einsatz von ContractHero hat hhpberlin nicht nur seine Vertragsverwaltung modernisiert, sondern das gesamte Unternehmen strategisch optimiert. Die Kombination aus Digitalisierung, Automatisierung und intelligenter Analyse hat zu einem effizienteren und kostensparenden Vertragsmanagement geführt. hhpberlin hat damit bewiesen, dass eine innovative Vertragsmanagementlösung einen direkten Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens haben kann.
„Ich empfehle Menschen, ContractHero auszuprobieren und nicht einfach nur das traditionelle, papierbasierte Arbeiten abzulösen, sondern Verträge neu zu denken.”
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