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Bekanntermaßen gelten Verträge erst dann als rechtskräftig, wenn „die Tinte trocken ist“. Man könnte auch sagen, die Signatur macht den Vertrag – und das gilt selbstverständlich auch für elektronische Signaturen unter digitalen Verträgen. Daher ist es auch nur logisch, dass sich ContractHero mit der Erweiterung seiner digitalen Vertragsmanagement-Lösung dem Thema Unterschrift gewidmet hat. Von nun an können ContractHero Nutzer Unterschriften ihrer Vertragspartner direkt über die Software anfordern. Anders gesagt, ContractHero öffnet sich für Neuverträge.
Welche Bedeutung dies für den Bereich Digitales Vertragsmanagement hat, welche Vorteile sich für mittelständische Unternehmen und Startups daraus ergeben und welche Pluspunkte im Vergleich zu Standalone Signatur-Lösungen entstehen, klären wir in diesem Blogpost.
In Folge der Umsetzung der eIDAS-Verordnung gibt es in der gesamten EU einheitliche Anforderungen an elektronische Signaturen. Dabei werden drei Arten betrachtet:
Die elektronische Signatur, auch einfache Signatur genannt, kann z.B. eine eingescannte oder fotografierte Unterschrift sein, aber auch ein gesetztes Häkchen in einem Formular.
Die fortgeschrittene elektronische Signatur kann technisch eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet werden und ermöglicht dessen Identifizierung anhand von eindeutig zuordenbaren biometrischen Merkmalen, wie etwa die IP-Adresse, einen einzigartigen Link und einen digitalen Audit Trail.
Die höchste Form ist die qualifizierte elektronische Signatur, welche mit einer sicheren, auf einem Zertifikat beruhenden Signaturerstellung dafür sorgt, dass diese einer persönlichen Unterschrift entspricht und sich damit für alle Transaktionen im Unternehmen eignet.
Die einfache elektronische Signatur (EES) genießt in Deutschland eine breite Anwendbarkeit, da viele Verträge keiner spezifischen Formvorschrift unterliegen. Ihre Rechtsgültigkeit basiert darauf, dass elektronische Daten einem Dokument hinzugefügt werden. Dennoch weist sie eine vergleichsweise geringe Beweiskraft auf, da die Identität der unterzeichnenden Person nur schwer eindeutig nachweisbar ist. Daher eignet sie sich ideal für formfreie Dokumente mit geringem Haftungsrisiko und bietet eine pragmatische Lösung in Geschäftskontexten, bei denen keine strengen rechtlichen Anforderungen an die Signatur gestellt werden.
Gesetzlich existiert kein genau definierter Begriff der einfachen elektronischen Signatur. Allgemein versteht man darunter alle Signaturformen, die die Anforderungen der fortgeschrittenen (FES) oder qualifizierten elektronischen Signatur (QES) nicht erfüllen.
Die einfache elektronische Signatur lässt sich in einer Vielzahl von Szenarien einsetzen, insbesondere bei Dokumenten, die keiner gesetzlichen Formvorschrift unterliegen und ein geringes Haftungsrisiko mit sich bringen. Beispiele hierfür sind:
Diese Anwendungsfälle zeigen die Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit der einfachen elektronischen Signatur auf und unterstreichen ihre Relevanz für alltägliche Geschäftsprozesse.
Mit elektronischen Signaturen können Verträge viel schneller bearbeitet werden. Versand, Unterzeichnung und Rückversand erfolgen mit wenigen Klicks und ohne lästiges Warten auf die Post. Das Warten auf Papierverträge auf dem Postweg gehört der Vergangenheit an.
Von Zeitersparnis über weniger Verbrauch von Papier und Tinte, weniger Wartungs- bzw. Reparaturbedarf für Drucker bis hin zu weniger Ordnern, Regalen und in Extremfällen auch Räumen – elektronisch unterschriebene und digital abgelegte Verträge senken die Verwaltungskosten erheblich.
Elektronische Unterschriften verschlanken die Phasen der Vertragsverwaltung und ermöglichen zudem einen hohen Grad an Automatisierung, insbesondere dann, wenn die Verträge in entsprechenden Vertragsmanagement-Tools erfasst werden. Für verantwortliche Mitarbeiter:innen entfallen redundante Aufgaben zu Gunsten wertschöpfender Tätigkeiten.
Im Vergleich zu „nassen Unterschriften“ bieten elektronische Signaturen eine deutlich bessere rechtliche Absicherung, denn sie sind vollständig zurückverfolgbar und ermöglichen die Identifizierung des Unterzeichnenden. Durch die digitale Ablage und entsprechende Backups lassen sich Vertragsbestände zudem gegen Beschädigung (z.B. Brand, Wasser, versehentliche Entsorgung) schützen.
Elektronische Signaturen ermöglichen einen papierfreien Unterschriftsprozess – im Gegensatz zu Papierverträgen mit einem minimalen Footprint bei Transport, Zustellung und Lagerung.
Wenn man Vertragsmanagement-Software und eigenständige Lösungen zur elektronischen Unterschrift nebeneinander betrachtet, könnte man oft zu dem Schluss gelangen, dass sie sich im Wettstreit miteinander befinden. Während das für viele Anbieter:innen vielleicht sogar zutrifft, liegt der wahre Nutzen in der Kombination beider Gattungen – für die Softwareanbieter:innen und die Nutzer:innen gleichermaßen. Durch eine Vernetzung des besten Vertragsmanagement-Tools mit dem besten Signature-Service gewinnen alle Seiten.
ContractHero versteht sich selbst als Spezial-Tool für Vertragsmanagement und setzt auf einen hohen Grad an Offenheit zur Vernetzung mit weiteren, oftmals bereits vorhandenen Lösungen im digitalen Büro. Mit der neuesten Integration von Dropbox Sign in unsere Software bringen wir die Flexibilität und Effizienz in den Prozess der elektronischen Unterschrift auf ein neues Level.
Diese Integration ermöglicht es unseren Nutzern, von einer erweiterten Palette an Signaturmöglichkeiten zu profitieren – von der einfachen elektronischen Signatur (EES) über die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES). Darüber hinaus bietet Dropbox Sign eine nahtlose und individuell anpassbare Integration in unsere Plattform.
Durch die Verwendung von Dropbox Sign erfüllt ContractHero alle gesetzlichen Normen für elektronische Unterschriften und stellt sicher, dass unsere Nutzer stets auf eine vertrauenswürdige und rechtlich abgesicherte Lösung für ihre Vertragsmanagementbedürfnisse zurückgreifen können."
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