Herausforderungen

Komplexe Struktur mit mehreren Projektgesellschaften

empact arbeitet mit einer Vielzahl von Projektgesellschaften, die jeweils eigene Energieprojekte verantworten, von Dachpacht bis zu Wärmelieferverträgen. Durch die unterschiedlichen Rollen und Vertragspartner entstand eine zunehmende Komplexität in Verwaltung und Reporting. Herkömmliche Ablagesysteme wie SharePoint stießen dabei an ihre Grenzen, da sie keine Möglichkeit boten, die Gesellschaftsstruktur klar abzubilden oder Zuständigkeiten eindeutig zuzuordnen.

Keine einheitliche Datenbasis für Projekte und Gesellschaften

Vor der Einführung von ContractHero waren Verträge in verschiedenen Laufwerken, Ordnern und Tools abgelegt. Die Zuordnung zu Projekten oder Gesellschaften erfolgte manuell und erforderte viel Zeit und Abstimmung. Da mehrere Abteilungen an denselben Projekten arbeiteten, war es schwierig, Informationen aktuell zu halten und für alle zugänglich zu machen. Eine gemeinsame Datenbasis fehlte, wodurch die Zusammenarbeit und die Suche nach relevanten Dokumenten mehr Aufwand verursachten.

Wachsende Organisation, steigende Prozesskomplexität

Mit dem schnellen Wachstum auf rund 100 Mitarbeitende in vier Jahren nahm auch die Zahl der Verträge und Projektgesellschaften deutlich zu. Gleichzeitig wurden manuelle Abläufe wie die Erstellung und Abwicklung von Dachpachtgutschriften oder die Fristenüberwachung immer aufwendiger und banden wertvolle Ressourcen. Auch Erinnerungen und Aufgaben mussten bislang manuell oder in verschiedenen Systemen gepflegt werden. Das führte zu zusätzlichem Aufwand für das Finance- und Controlling-Team und machte den Bedarf nach klaren, automatisierten Prozessen deutlich.

Lösungen mit ContractHero

Eine zentrale Plattform für alle Gesellschaften

Mit der Mehrmandantenfähigkeit von ContractHero kann empact seine gesamte Unternehmensstruktur in einem zentralen System abbilden. Jede Projektgesellschaft ist dort als eigene Einheit angelegt, ihre Verträge sind eindeutig zugeordnet und rechtlich klar getrennt. Gleichzeitig behalten berechtigte Mitarbeitende den Überblick über alle laufenden Projekte und Verträge. Die klare Rollen- und Rechteverteilung sorgt dafür, dass jede Person genau die Informationen sieht, die sie braucht, ohne doppelte Ablagen oder Zugriffe. So arbeiten Finance, Betrieb und Vertrieb auf einer gemeinsamen, verlässlichen Datenbasis. 

Einheitliche Datenbasis durch KI-gestützte Suche und flexible Felder

ContractHero bietet heute eine zentrale, durchsuchbare Plattform für alle Verträge im Unternehmen. Dank OCR-Erkennung und KI-gestützter Volltextsuche lassen sich Vertragsinhalte wie zum Beispiel bestimmte Klauseln zu Versicherungen oder Zahlungsbedingungen in kürzester Zeit finden. Zusätzlich nutzt empact den Feldbaukasten, um projektspezifische Informationen wie Pachtkonditionen oder Fristen individuell zu erfassen. So behält empact die volle Kontrolle über alle Vertragsdaten und Prozesse im Unternehmen.

Automatisierte Prozesse für effizientes Wachstum

ContractHero bildet heute die Grundlage für skalierbare und automatisierte Abläufe. Auf Basis der eingepflegten Vertragsdaten, wie Zahlungs- oder Kündigungsfristen, werden Aufgaben automatisch erstellt und den zuständigen Teams zugewiesen. Dank der Mehrmandantenfähigkeit lassen sich diese Prozesse je Gesellschaft individuell abbilden und gleichzeitig zentral steuern. Die beteiligten Abteilungen, Finance, Betrieb und Vertrieb, greifen so auf eine einheitliche Datenbasis zu. Dadurch verkürzen sich Abstimmungen und die operative Verlässlichkeit steigt.

Mehr als 5 Gesellschaften zentral verwaltet

Seit der empact verwaltet heute neben den fünf Projektgesellschaften auch weitere Gesellschaften zentral in ContractHero. Alle Verträge sind eindeutig zugeordnet, rechtlich klar getrennt und jederzeit auffindbar. Die Mehrmandantenfähigkeit sorgt dafür, dass jede Einheit eigenständig arbeitet, während das Management den vollständigen Überblick über alle Energieprojekte behält. Diese Struktur schafft Ordnung, Effizienz und eine stabile Grundlage für weiteres Wachstum.

Verträge aus drei Abteilungen in einem System gebündelt

Finance, Betrieb und Vertrieb arbeiten nun gemeinsam in einem zentralen System. Sämtliche Verträge, Fristen und Zahlungsinformationen sind für alle Beteiligten sichtbar, was die Zusammenarbeit erheblich erleichtert. Rückfragen zwischen den Abteilungen gehören der Vergangenheit an, da jeder Zugriff auf denselben, stets aktuellen Datenbestand hat. Das stärkt die Abstimmung im Alltag und beschleunigt interne Prozesse spürbar.

100 % Transparenz über Fristen und Zahlungen

Mit ContractHero hat empact vollständige Transparenz über alle laufenden Verpflichtungen. Fristen und Zahlungsmodalitäten sind klar hinterlegt und werden automatisch überwacht, sodass kein Termin mehr übersehen wird. Besonders das Finance Team profitiert von der strukturierten Übersicht: Zahlungen können vorausschauend geplant und alle relevanten Informationen in Sekunden abgerufen werden.

Neue Gesellschaft in unter 5 Minuten angelegt

Neue Projektgesellschaften lassen sich in kürzester Zeit im System anlegen – schnell, einfach und ohne externe Unterstützung. Selbst bei wachsender Komplexität bleibt die Plattform übersichtlich, sodass das Team jederzeit handlungsfähig bleibt und Prozesse ohne großen zusätzlichen Aufwand erweitert werden können.

Fazit: Vertragsmanagement als Fundament für Transparenz und Wachstum

ContractHero ermöglicht empact, komplexe Strukturen mit mehreren Gesellschaften transparent und effizient zu steuern. Alle Verträge sind zentral organisiert, rechtlich sauber getrennt und für berechtigte Mitarbeitende jederzeit zugänglich. So stärkt das Unternehmen seine Governance, reduziert den administrativen Aufwand und schafft eine skalierbare Basis für weiteres Wachstum.

Besonders geschätzt wird die Flexibilität der Plattform. empact kann eigene Strukturen selbst aufbauen, anpassen und erweitern – ohne externe Unterstützung. Damit wächst ContractHero mit dem Unternehmen und bildet das Fundament für modernes Vertragsmanagement in der Energiebranche.