Herausforderungen

Vertragschaos: Dezentrale Ablage, fehlende Transparenz

Vor der Einführung von ContractHero war die Vertragsverwaltung bei Wire stark fragmentiert: Verträge lagen auf unterschiedlichen Plattformen – teils sogar in privaten Ordnern – ohne zentrale Struktur. Die Folge: langwierige Suchprozesse und erheblicher Mehraufwand im Finance- und Legal-Team. Zudem waren Verträge oft unter uneinheitlichen Namen gespeichert – was die Suche zusätzlich erschwerte. Auch fehlte der Überblick über redundant eingesetzte Tools: Verschiedene Abteilungen nutzten ähnliche Software parallel, was zu vermeidbaren Mehrkosten führte.

Kostenfalle: Verpasste Fristen und finanzielle Blindspots

Ein zentrales Problem war das fehlende Fristenmanagement: Kündigungsfristen wurden regelmäßig übersehen, Verträge verlängerten sich automatisch – und liefen zum Teil über Jahre weiter, obwohl sie längst nicht mehr genutzt wurden. Diese Intransparenz führte zu konkreten finanziellen Verlusten. In einem Fall verursachte ein überflüssiger Vertrag über drei Jahre hinweg jährliche Kosten von 15.000 Euro. Ohne zentrale Übersicht und automatische Erinnerungen fehlte jede Grundlage, solche Ausgaben frühzeitig zu erkennen und zu vermeiden.

Governance-Lücke: Fehlende Zuständigkeiten und Prüfungsdruck

Neben operativen Hürden zeigte sich auch eine strukturelle Schwäche: Fachabteilungen hatten keinen direkten Zugriff auf ihre Verträge – alle Anfragen liefen zentral über Finance oder Legal. Ein dokumentiertes Rollen- und Rechtekonzept fehlte, was im Kontext der ISO-Zertifizierung besonders kritisch war. Die Folgen wurden bei Audits spürbar: Unsicherheit, Mehraufwand und vermeidbare Risiken.

Struktur schaffen: Zentrale Übersicht und schnelle Vertragssuche

Um dem anfänglichen Vertragschaos entgegenzuwirken, hat Wire alle Verträge in ContractHero zentral gebündelt. Die Plattform liest Dokumente automatisch aus und verschlagwortet sie, sodass alle relevanten Informationen schnell und präzise verfügbar sind. Dank der leistungsstarken Volltextsuche können Verträge nun in Sekundenschnelle gefunden werden, ohne dass man sich durch unzählige Dokumente wühlen muss. Mit der Vertragsanalyse und Dokumentenerkennung werden wichtige Vertragsdetails wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Verlängerungsklauseln automatisch extrahiert. Diese Funktionen ermöglichen es Wire, Verträge schnell zu identifizieren und sicherzustellen, dass keine relevanten Informationen übersehen werden.

Kontrolle zurückgewinnen: Fristen managen, Kosten senken

Ein entscheidender Vorteil von ContractHero liegt in der automatischen Fristenerkennung. Kündigungsfristen, Laufzeiten und Verlängerungsklauseln werden zuverlässig identifiziert und direkt mit Erinnerungen hinterlegt. Dies sorgt dafür, dass keine Frist mehr verpasst wird und das Unternehmen proaktiv handeln kann, bevor Verträge automatisch verlängert werden. Die Zuweisung von Zuständigkeiten für Verträge an die jeweiligen Abteilungen – wie HR, Marketing oder Engineering – stellt sicher, dass jede Abteilung ihre Verantwortung wahrnimmt. „Ich gebe den Abteilungen rechtzeitig Bescheid, dass sich ein Vertrag in drei Monaten verlängert. Dann kann man nachhaken, ob das so gewollt ist“, beschreibt Maria den neuen Prozess. Dank dieser Transparenz konnte Wire überflüssige Verträge identifizieren und kündigen.

Governance stärken: Klare Rollen, volle Transparenz

ContractHero hat Wire auch mit seiner Rechte- und Rollenverwaltung überzeugt, die eine präzise Steuerung ermöglicht, wer welche Verträge einsehen oder bearbeiten darf. Dies ist besonders im Hinblick auf die ISO-Zertifizierung und Compliance wichtig, da es sicherstellt, dass nur berechtigte Personen auf bestimmte Vertragsdaten zugreifen können. Mit der Möglichkeit, Aufgaben direkt über das System an Mitarbeitende zu delegieren, können klare Ownership-Strukturen geschaffen werden, sodass jede Abteilung Verantwortung für ihre Verträge übernimmt. „Ich gebe Ownership an die Line-Manager, aber behalte den Überblick“, beschreibt Maria den neuen Prozess.

Die Exportfunktionen für Audits und die ISO-konforme Dokumentation erleichtern Wire, externe Prüfungen effizienter zu gestalten und die Einhaltung von Sicherheitsstandards zu gewährleisten. Die Sicherheitsstandards gewährleistet von ContractHero umfassen u. a. ISO/IEC 27001-Zertifizierung, DSGVO-Konformität und das Hosting aller Daten ausschließlich in der EU. Das stellt sicher, dass alle sensiblen Vertragsdaten mit den höchsten Sicherheitsvorkehrungen geschützt sind.

Über 30.000 € Einsparungen durch Vertragsprüfung, Anpassung und Kündigung

Diese verbesserte Struktur ermöglichte es Wire auch, unnötige Verträge zu identifizieren und zu kündigen. So wurde beispielsweise ein Vertrag, der jährlich 15.000 Euro kostete, gekündigt und somit ein erheblicher Betrag eingespart. Durch die automatische Fristenerkennung und die klare Zuweisung von Zuständigkeiten an die jeweiligen Abteilungen konnte Wire außerdem verhindern, dass Verträge unnötig verlängert wurden, was zu weiteren Einsparungen führte. So gibt Maria zum Beispiel an, dass rund drei Prozent der Kosten eingespart werden konnten.

95 % Zeitersparnis bei der Vertragssuche

Durch die Implementierung von ContractHero konnte Wire die Zeit, die für die Suche nach Verträgen aufgewendet wurde, drastisch reduzieren. Heute dauert dieser gesamte Prozess – vom Login bis zum Auffinden des gewünschten Dokuments – nur noch Sekunden, was 95 % schneller ist als zuvor. Diese erhebliche Zeitersparnis ermöglicht es dem Team, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Verlässlichkeit bei der Suche nach Verträgen zu erhöhen.

98 % der Verträge im System

Ein weiteres bemerkenswertes Ergebnis war die dramatische Verbesserung der Vertragsabdeckung. Vor der Einführung von ContractHero waren nur etwa 35 % der Verträge zentral im System erfasst. Heute sind es 98 %, was zu einer deutlich besseren Übersicht und Kontrolle führt.

ISO-konform: 100 % sichere Verwaltung mit klaren Rollen und voller Transparenz

Die Einführung von ContractHero hat Wire nicht nur bei der Optimierung ihrer Prozesse unterstützt, sondern auch dazu beigetragen, die Sicherheitsstandards des Unternehmens weiter zu stärken. Besonders im Hinblick auf die ISO-Zertifizierung und die Compliance-Anforderungen ermöglicht ContractHero eine präzise Zuweisung von Zugriffsrechten. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Vertragsdaten haben, was Wire in die Lage versetzt, den hohen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden.

Fazit: Mehr als nur Vertragsmanagement

Mit ContractHero hat Wire seine Vertragsverwaltung nicht nur digitalisiert und zentralisiert, sondern auch die Effizienz und Transparenz deutlich gesteigert – und damit, wie Maria betont, „die Grundlage geschaffen, um überhaupt skalieren zu können.“ Automatisierte Prozesse, ein strukturiertes Fristenmanagement und klare Zuständigkeiten haben das Unternehmen dabei unterstützt, Verträge schneller zu finden und unnötige Kosten zu vermeiden. Wire zeigt, dass digitales Vertragsmanagement weit mehr ist als nur eine administrative Aufgabe. Es ist ein strategisches Instrument, das die Effizienz steigert, Kosten reduziert und gleichzeitig für mehr Sicherheit sorgt. ContractHero bietet eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die ihre Verträge nicht nur verwalten, sondern auch optimieren möchten.