E-Signatur in Arbeitsverträgen: Von Formfreiheit bis Schriftform

In einer zunehmend digitalen Welt verändern sich auch die Prozesse in der Arbeitswelt. Papierbasierte Dokumente weichen immer häufiger digitalen Lösungen, und das Personalwesen profitiert besonders von dieser Entwicklung. Eine der bedeutendsten Erleichterungen stellt dabei die Einführung elektronischer Unterschriften dar. Vom Abschluss von Arbeitsverträgen bis hin zur Verwaltung von Mitarbeiterdokumenten – digitale Unterschriften sparen Zeit, Geld und machen den gesamten Prozess effizienter.

Doch wie sieht es mit der Rechtsgültigkeit der E-Signatur in Arbeitsverträgen aus? Welche Formvorschriften müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein? Darf man einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben?

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Was bedeutet Formfreiheit?

In Deutschland gilt der Grundsatz der Formfreiheit für viele Rechtsgeschäfte – und dazu gehören auch Arbeitsverträge. Formfreiheit bedeutet, dass Verträge in der Regel ohne eine bestimmte Form abgeschlossen werden können. Das bedeutet, ein Vertrag kann sowohl mündlich als auch schriftlich, digital oder auf Papier, abgeschlossen werden. Entscheidend ist dabei, dass beide Parteien eine gegenseitige Willenserklärung abgeben, also klar ihren Wunsch ausdrücken, den Vertrag einzugehen.

Dieser Grundsatz bietet eine große Flexibilität, gerade in einer zunehmend digitalen Arbeitswelt. Doch obwohl die Formfreiheit ein wesentlicher Bestandteil des deutschen Vertragsrechts ist, gibt es auch Ausnahmen, bei denen das Gesetz eine bestimmte Form zwingend vorschreibt. 

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Was ist mit Schriftform gemeint?

Im Gegensatz zur Formfreiheit gibt es Verträge, bei denen das Gesetz im Arbeitsrecht ausdrücklich die Einhaltung der Schriftform vorschreibt. Das bedeutet, das Dokument muss schriftlich ausformuliert und eigenhändig unterzeichnet werden (§ 126 BGB). Besonders bei befristeten Arbeitsverträgen, Arbeitnehmerüberlassungsverträgen und der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses (Kündigungen, Auflösungsverträge) wird diese Form gefordert.

Die Schriftform soll dabei sowohl die Parteien schützen als auch Klarheit über die getroffenen Vereinbarungen schaffen. Eine wichtige Ausnahme bietet jedoch die Möglichkeit, die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) zu ersetzen (§ 126a BGB). Allerdings gilt dies nicht für alle Verträge: So sind bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen elektronische Formen ausgeschlossen (§ 623 BGB). Hierbei sollte auf einen expliziten Ausschluss geachtet werden.

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Gilt bei Arbeitsverträgen die Formfreiheit oder die Schriftform?

Grundsätzlich unterliegen Arbeitsverträge in Deutschland dem Prinzip der Formfreiheit und daher ist es möglich, Verträge sowohl mündlich als auch schriftlich abzuschließen oder digital zu signieren. Dabei gilt es aber darauf zu achten, um welche Art von Vertrag es sich handelt (mehr dazu im Folgenden). Diese Flexibilität bringt viele Vorteile mit sich: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können schnell und unkompliziert eine Vereinbarung treffen, ohne aufwändige formale Prozesse zu durchlaufen. Zudem können Vertragsbedingungen individuell gestaltet und einfach angepasst werden, was besonders in dynamischen Arbeitsumgebungen von Vorteil ist. Auch der Verzicht auf aufwändige Schriftformalitäten spart Zeit und Kosten.

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Jedoch birgt die Formfreiheit auch Risiken

• Ohne eine schriftliche Vereinbarung fehlt oft die Klarheit über wesentliche Vertragsbedingungen. 
• Bei einem Streitfall kann es schwierig sein, zu beweisen, welche Bedingungen tatsächlich vereinbart wurden, wenn der Vertrag nur verbal oder formlos abgeschlossen wurde. 
• Unklare oder nicht festgehaltene Bedingungen können zu Missverständnissen und Konflikten führen. 
• Insbesondere Arbeitnehmer, die in einer schwächeren Position sind, könnten unter Druck stehen, unklare oder ungünstige Bedingungen zu akzeptieren.
  
  

Um einige dieser Unsicherheiten zu minimieren, gibt es das Nachweisgesetz. Es verpflichtet Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festzuhalten und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. 

Nachweispflicht gemäß Nachweisgesetz: Was sollte bei elektronisch unterzeichneten Arbeitsverträgen beachtet werden

Zwar können Arbeitsverträge in Deutschland rechtlich gültig mit elektronischen Signaturen abgeschlossen werden, doch das Nachweisgesetz stellt zusätzliche Anforderungen. Selbst wenn ein Arbeitsvertrag digital unterzeichnet wurde, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein separates Nachweisdokument aushändigen, das alle wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich festhält. 

• Die elektronische Form ist hier ausgeschlossen. 
• Wird hingegen ein physischer Arbeitsvertrag mit allen erforderlichen Angaben und handschriftlicher Signatur ausgehändigt, entfällt diese Nachweispflicht. (Der Arbeitsvertrag reicht als Nachweis)
• Das Nachweisdokument muss nur die jeweils relevanten Vertragsdetails enthalten. Wo zum Beispiel keine Befristung oder Schichtarbeit gibt, müssen diese Punkte auch nicht explizit erwähnt werden.
  
  

Wichtig ist jedoch, dass der Arbeitgeber klare Fristen einhält: Einige Informationen müssen bereits am ersten Arbeitstag vorliegen, andere spätestens innerhalb eines Monats.

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Damit sorgt das Gesetz für mehr Transparenz und Rechtssicherheit, auch wenn der eigentliche Arbeitsvertrag formlos abgeschlossen wurde. Allerdings bedeutet dies auch zusätzlichen Aufwand, insbesondere dann, wenn der Arbeitsvertrag elektronisch unterzeichnet wurde.

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Das könnte sich jedoch bald ändern

Am 21. März 2024 kündigte Bundesjustizminister Marco Buschmann eine Reform des Nachweisgesetzes an, die die Bürokratie weiter vereinfachen soll. In Zukunft soll es möglich sein, den Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform zu übermitteln. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber die relevanten Informationen digital bereitstellen kann, sofern der Arbeitnehmer sie speichern und ausdrucken kann und die andere Partei einen Übermittlungs- oder Empfangsnachweis erhält. Aber auch hier soll es Ausnahmen geben.

Diese Entwicklungen zeigen, dass sich die Anforderungen an Arbeitsverträge und deren Nachweispflicht zunehmend der Digitalisierung anpassen, was die Prozesse für Unternehmen weiter vereinfachen könnte.

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Sonderregelung bei befristeten Arbeitsverträgen

Befristete Arbeitsverhältnisse unterliegen strengeren Formvorschriften als unbefristete Verträge. Nach § 14 Abs. 4 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) muss ein solcher Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden. Das bedeutet, die Vereinbarung über die Befristung muss in Papierform vorliegen und eigenhändig unterschrieben werden. Alternativ kann eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet werden. Andere elektronische Signaturen wie die einfache oder fortgeschrittene Signatur sind jedoch ungültig, ebenso wie Absprachen.

Ein Fallbeispiel: Am 16. März 2022 entschied das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg über einen befristeten Arbeitsvertrag, der lediglich per E-Mail mit eingescannten Unterschriften übermittelt wurde. Die Arbeitnehmerin argumentierte, dass der Vertrag ungültig sei, da die Schriftform nicht eingehalten wurde. Das Gericht gab ihr Recht, denn eine eingescannte Unterschrift erfüllt nicht die Anforderungen des § 126 BGB, der eine eigenhändige Unterschrift auf Papier oder eine qualifizierte elektronische Signatur vorschreibt. Ohne diese Formvorschrift ist die Befristung des Vertrages unwirksam, was bedeutet, dass der Vertrag als unbefristet gilt.

Fazit: Die Schriftform ist bei befristeten Arbeitsverträgen zwingend. 

Dieses Urteil verdeutlicht, dass eine schriftliche, eigenhändige Unterschrift oder die Nutzung einer QES bei befristeten Arbeitsverträgen zwingend erforderlich ist. Wird diese Formvorgabe nicht eingehalten, verliert die Befristung ihre Gültigkeit, und der Vertrag wird als unbefristet behandelt. 

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Auch bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – etwa durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag – ist die handschriftliche Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben (§ 623 BGB), ebenso wie bei der Ausstellung von Arbeitszeugnissen (§ 630 BGB, § 109 GewO). Diese strengen Anforderungen sollen Missverständnisse vermeiden und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer schützen, indem sie klare und nachweisbare Vertragsbedingungen schaffen.

Vertrag korrekt unterzeichnet – Wie geht es weiter? Rechtskonforme Speicherung

Nur weil ein Arbeitsvertrag korrekt unterschrieben wurde, bedeutet das nicht, dass das Thema erledigt ist. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Arbeitsverträge auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Die Mindestaufbewahrungsfrist beträgt dabei 3 Jahre, bei steuer- oder sozialversicherungsrelevanten Aspekten sogar bis zu 10 Jahre. Doch auch die Form der Aufbewahrung spielt eine wichtige Rolle.

• Handschriftlich unterschriebene Verträge sollten im Original in Papierform aufbewahrt werden, da sie die höchste Beweiskraft haben.
• Es ist ratsam, zusätzlich eine digitale Kopie zu erstellen, auch wenn diese im Streitfall weniger Gewicht hat.
• Bei digital unterzeichneten Verträgen muss die elektronische Speicherung gewährleistet sein, da ihre Gültigkeit durch das digitale Zertifikat abgesichert wird. 
• Wird ein digitaler Vertrag ausgedruckt, verliert er seine rechtliche Beweiskraft, da das Zertifikat nicht mit übernommen wird.
  
  

Warum eine Vertragsmanagement-Software sinnvoll ist

Vertragsmanagement endet nicht mit der Unterschrift. Arbeitgeber müssen wissen, wann Verträge auslaufen und wie sie korrekt aufbewahrt werden. Eine Vertragsmanagement-Software hilft nicht nur dabei, Fristen im Blick zu behalten, sondern auch sicherzustellen, dass die richtigen Verträge in der richtigen Form und für die erforderliche Dauer archiviert werden. Sie stellt sicher, dass sowohl physische als auch digital signierte Verträge revisionssicher und GoBD-konform gespeichert sind. So wird die rechtliche Integrität der Arbeitsverträge langfristig gesichert.

Mit ContractHero können Sie nicht nur Verträge übersichtlich ablegen und die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen einhalten, sondern auch wichtige Vertragslaufzeiten rechtzeitig überwachen. Zudem ermöglicht ContractHero die einfache Unterzeichnung von Verträgen mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES), was den gesamten Prozess der Digitalisierung und Vertragserstellung enorm erleichtert. So sparen Sie Zeit, reduzieren Fehlerquellen und bleiben stets rechtlich auf der sicheren Seite.

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